Dépenses de bureau à domicile encourues lors de la COVID-19 : Un employé peut-il les déduire?

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Dépenses de bureau à domicile encourues lors de la COVID-19 : Un employé peut-il les déduire?

Depuis le début de la pandémie de la COVID-19, de nombreuses entreprises ont exigé de leurs employés qu’ils travaillent à domicile. Ces employés ont respectivement aménagé à leur domicile un espace de travail (« bureau ») à partir duquel ils exercent dorénavant leurs fonctions professionnelles. De plus, beaucoup d’entre eux ont investi dans l’achat de fournitures et d’équipements de bureau à domicile. Certaines dépenses liées au bureau à domicile d'un employé peuvent être déduites de son salaire pour l'année fiscale 2020, dans la mesure où certaines conditions sont rencontrées, et les employeurs peuvent aider leurs employés à y répondre.

Résumé

  1. Sous réserve de certaines conditions, un employé peut déduire de son revenu d'emploi le loyer du bureau à domicile et le coût des fournitures consommées directement dans l'accomplissement de ses fonctions d’emploi (« Dépenses de bureau à domicile») si ces dépenses étaient requises par le contrat d’emploi. 
  1. L'ARC a indiqué qu'un accord « tacite » entre l'employé et l'employeur – selon lequel un tel paiement devait être effectué et était, en l’espèce, nécessaire compte tenu des circonstances pour accomplir les fonctions de l’emploi – pouvait être suffisant. 
  1. La principale condition relative à la déduction des dépenses afférentes à un bureau à domicile, tels que le loyer, les services publics et les frais d'entretien (« Dépenses afférentes au bureau») prévoit que l'employé doit accomplir principalement (c'est-à-dire plus de 50 %) son travail à partir de ce bureau. Cette condition « d’accomplir principalement » sera généralement rencontrée lorsqu'un employé travaille à domicile pendant plus de six mois par an, et sera probablement rencontrée lorsqu'un employé travaille à domicile plus de 50 % du temps pendant la période où il est tenu de travailler à domicile (par exemple, pendant le confinement lié à la COVID-19). Aucune exigence similaire à ce qui précède n’est requise à l’égard des dépenses non encourues dans le cadre d’un bureau à domicile, tels que les articles de papeterie et les appels interurbains (« Fournitures »). 
  1. Pour demander une déduction relative aux Dépenses de bureau à domicile, l'employé doit produire le formulaire T2200 avec sa déclaration de revenus personnelle. Le formulaire T2200 est signé par l'employeur et atteste que le contrat de l'employé exigeait que l’employé engage de telles dépenses pour accomplir les fonctions liées à son travail. 
  1. Si l’employé est en droit de déduire ses Dépenses de bureau à domicile de son revenu d'emploi, il peut obtenir un remboursement de la TPS ou de la TVH payée sur ces dépenses. 
  1. L'ARC a mentionné que dans le contexte de la COVID-19, un employeur peut rembourser un employé jusqu’à concurrence de 500 $ pour l’achat de matériel informatique personnel, et ce remboursement ne constituera pas un avantage imposable pour l'employé.

Analyse

En vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu LIR »), un employé peut déduire de son revenu d'emploi le coût raisonnable du loyer et des fournitures qu'il consomme dans le cadre de l’accomplissement de ses fonctions, dans la mesure où le contrat d’emploi l'oblige à fournir et à payer ces dépenses et que l’employé n’a pas été remboursé et n'a pas droit au remboursement de telles dépenses[1]. En outre, pour déduire les Dépenses afférentes au bureau, ce bureau doit constituer le lieu de travail où l'employé accomplit principalement ses fonctions[2].

  1. «Requis par le contrat d’emploi »

Un employé ne peut déduire des Dépenses de bureau à domicile que s'il est « tenu par son contrat d’emploi » de les fournir et/ou de les payer[3]. Cette exigence est généralement prévue de façon explicite au contrat d’emploi conclu entre l’employé et son employeur, mais il n'est pas nécessaire qu'elle le soit; cette exigence peut être une condition implicite de l'emploi[4]. L'ARC a indiqué qu'un accord « tacite » entre l'employé et l'employeur – selon lequel un tel paiement devait être effectué et était, dans les faits, nécessaire dans les circonstances pour accomplir les fonctions de l'emploi – pouvait être suffisant[5].

L'ARC a également mentionné qu'en vertu d'un « accord formel de télétravail », même celui conclu volontairement, l'employé est tenu de fournir un bureau à son domicile et payer certains coûts additionnels afférents à celui-ci[6]. Par conséquent, dans le cadre d'un tel accord, la condition selon laquelle l’employé doit être « requis par le contrat d’emploi » de fournir et de payer pour un bureau à domicile devrait être rencontrée.

Si une entreprise a demandé à ses employés de travailler à domicile pendant la pandémie de la COVID-19, cela peut s’apparenter à un « accord formel de télétravail » tel que celui décrit ci-dessus par l'ARC. Ainsi, dans le cadre d'un tel arrangement, l'employé doit fournir un bureau à son domicile et engager des Dépenses afférentes au bureau. Une directive écrite de l'employeur à ses employés visant le travail à domicile favoriserait le respect de cette exigence.

  1. Dépenses afférentes au bureau

La principale condition relative à la déduction des Dépenses afférentes au bureau est que l'employé doit principalement accomplir (c'est-à-dire plus de 50 %) son travail à partir de ce bureau.

(a) « Accomplir principalement »

Cette exigence d’« accomplir principalement »  est un facteur clé dans les ententes de travail à domicile conclues temporairement en lien avec la COVID-19.

La possibilité pour un employé de déduire ses Dépenses afférentes au bureau est limitée à la condition selon laquelle le bureau de l'employé doit constituer le lieu de travail où il « accomplit principalement » ses fonctions[7]. « Principalement » signifie généralement plus de 50 % du temps[8].

On ne peut confirmer avec certitude quelle période de temps devrait être utilisée pour évaluer la condition d’« accomplir principalement ». L'ARC a indiqué que « le nombre d'heures qu’un employé est tenu de travailler selon les termes de son contrat d’emploi » devrait être utilisé pour déterminer si plus de 50 % du temps des fonctions de l'employé sont accomplies à partir de son domicile, et que ces heures pourraient être affectées par le nombre d’heures supplémentaires ou des horaires de travail différents[9]. Pour un salarié à temps plein, cela pourrait signifier que toutes les heures travaillées par le salarié au cours d’une année civile soient considérées pour déterminer si pendant plus de 50 % de ces heures, le salarié a exercé ses fonctions de travail à domicile[10]. En d'autres termes, un salarié à temps plein devrait possiblement travailler à domicile pendant plus de 6 mois au cours d'une année civile pour que cette condition soit rencontrée. Toutefois, l'ARC a également mentionné que « dans les cas où un employé satisfait aux conditions d’admissibilité pour une partie de l'année, une demande raisonnable visant cette partie sera autorisée »[11]. Ainsi, il serait également possible que « plus de 50% du temps » réfère à la période selon laquelle l'employé est tenu, en vertu de son contrat d’emploi, de travailler à domicile. Dans ce dernier cas, l'employé sera tenu d'exercer ses fonctions à domicile pendant plus de 50 % du temps lors de cette période pour respecter la condition d’« accomplir principalement ». Revenu Québec a indiqué que cette condition était rencontrée dans le contexte actuel et une disposition quasi-identique à celle de la LIR est prévue dans la Loi sur les impôts du Québec[12].

Plusieurs entreprises ont mis en place une directive de travail à domicile vers la mi-mars. Dans le cadre de ces directives, de nombreux employés étaient tenus de travailler à domicile à temps plein à partir d'une date précise et ont continué de le faire jusqu'à présent. Il est incertain au moment d’écrire ces lignes de connaitre la durée pendant laquelle ces directives seront maintenues et il est possible que les employés débutent à retourner graduellement au travail au fur et à mesure que la pandémie ralentit. Pour qu'un employé ne travaillant pas à domicile pendant plus de 6 mois au cours d'une année civile soit en mesure de déduire ses Dépenses afférentes au bureau, le dernier test – c’est-à-dire celui qui évalue le critère d’admissibilité en fonction de la période selon laquelle l'employé est tenu, en vertu de son contrat d’emploi, de travailler à domicile – est probablement le bon. Cependant, la question n’est pas tranchée et il serait intéressant que l'ARC publie des directives additionnelles sur cette question.

Dans l’éventualité où la condition d'« accomplir principalement » est rencontrée, les Dépenses afférentes au bureau qui peuvent être déduites (tel que décrit ci-dessous) ne peuvent pas excéder le revenu d'emploi de l'employé pour l'année[13].

(b) Qu'est-ce que des Dépenses afférentes au bureau?

Si les conditions décrites ci-dessus sont rencontrées, un employé peut être autorisé à déduire le loyer et certaines autres dépenses relatifs à son bureau. Un employé qui loue le logement dans lequel se trouve son bureau peut déduire une partie raisonnable du loyer[14]. En revanche, l'employé qui est propriétaire de sa résidence ne peut déduire aucun des éléments suivants : (i) la valeur locative de son bureau; (ii) la déduction pour amortissement; (iii) les intérêts hypothécaires; (iv) les taxes foncières; ou (v) les primes d'assurance[15]. Toutefois, tant l'employé locataire que l'employé propriétaire de sa résidence peuvent déduire une partie raisonnable des coûts de chauffage, d'électricité, d’ampoules, de produits de nettoyage et de réparations mineures[16].

Pour déterminer le montant de certains coûts qui peuvent être déduits, généralement tant la proportion du temps consacré à l’utilisation de l’espace à titre de bureau à domicile que la proportion de l’occupation du bureau aménagé au domicile doivent être considérées. Si les coûts sont exclusivement liés à l'espace consacré au bureau, cette règle n'est pas applicable. Toutefois, si l'espace est utilisé en partie comme bureau et en partie comme salle de jeux vidéo, alors cette proportion doit être considérée dans le calcul de la répartition des dépenses[17]. Par exemple, si l’espace de bureau occupe 25 % de la superficie du domicile et que cet espace est utilisé à 80 % pour l’exercice des fonctions d’emploi, l’employé peut déduire 20 % (25 % x 80 %) des fournitures consommées dans l’espace de bureau et 20 % des frais de location de l’espace (s’il est locataire)[18].

  1. « Fournitures »

Le terme « fournitures » désigne les matériaux qui sont directement « utilisés » et qui « ont un rôle intégral et essentiel » dans l'accomplissement des fonctions de l'emploi[19]. Les dépenses en capital (par exemple, l’équipement de bureau) ne peuvent pas être déduites. À titre d’exemple, les « fournitures » peuvent inclure les articles de papeterie, les timbres, l’encre, les cartouches d'encre, les cartes routières et les annuaires, mais ne comprennent pas les porte-documents, les calculatrices ou un ordinateur[20].

Les appels téléphoniques interurbains et les minutes de cellulaire qui sont raisonnablement attribuables à la réalisation d'un revenu d'emploi sont déductibles en tant que fournitures consommées[21]. Toutefois, un employé ne peut pas déduire les frais mensuels de service pour une ligne téléphonique, en vertu d'un contrat de téléphone cellulaire, ou pour l'accès à Internet. En revanche, l’employé pourrait déduire une partie de sa facture attribuable à l’utilisation d’appels téléphoniques liés à son emploi.

Selon l'ARC, les frais d'accès à Internet et ceux liés à une deuxième ligne téléphonique représentent des coûts fixes qui ne peuvent être directement liés à l'utilisation dans le cadre des fonctions de l'emploi[22]. Concernant les contrats de téléphone cellulaire, l'ARC estime que, puisque les fournisseurs de services établissent une ventilation détaillée de l'utilisation des minutes dans le cadre d'un contrat de téléphone cellulaire, mais ne procèdent pas ainsi pour les données de téléphone cellulaire, un employé pourrait uniquement être en mesure de justifier le nombre de minutes de téléphone cellulaire utilisées à des fins d'emploi, mais ne pourrait pas le faire à l’égard des données[23].

L'ARC a indiqué que, si l'employé peut démontrer que le téléphone cellulaire a été utilisé exclusivement à des fins professionnelles, il peut déduire les frais de service, mais l’ARC n'a pas fait cette concession à l’égard des deuxièmes lignes téléphoniques ou les plans d'accès à Internet[24]. Revenu Québec a mentionné que les frais d’utilisation du réseau Internet pourront être déduits s’ils sont facturés en fonction de l’utilisation[25].

  1. Formulaire T2200 - Déclaration des conditions d'emploi

Un employé qui souhaite déduire Dépenses de bureau à domicile doit avoir en sa possession un formulaire T2200 (Déclaration des conditions de travail) signé par son employeur[26]. Les parties du formulaire T2200 pertinentes à ces fins précisent :

  1. que le contrat d’emploi de l'employé l’obligeait à payer ses propres dépenses dans l'exercice de ses fonctions; 
  1. s'il y avait une allocation ou un remboursement à certaines ou toutes ces dépenses; et 
  • si le contrat d’emploi de l'employé exigeait qu'il utilise une partie de son domicile pour le travail (et le pourcentage).

Les employeurs peuvent assister leurs employés en les informant de l'obligation de produire le formulaire T2200. Les employeurs ne doivent remplir un formulaire T2200 que dans les situations où ils ont des motifs raisonnables de faire de telles déclarations et où il y a une exigence expresse ou implicite dans le contrat d’emploi que l'employé travaille à domicile et/ou paie les dépenses d'emploi afférentes en question[27]. Le formulaire T2200 n'oblige pas l'employeur à attester que le bureau de l'employé à domicile est l'endroit où il « accomplit principalement » ses fonctions d'emploi[28].

À noter qu’un employé qui réside au Québec et qui désire déduire ses dépenses en vertu des dispositions similaires de la Loi sur les impôts du Québec est tenu de remplir et de joindre à sa déclaration de revenus un formulaire distinct en vertu de cette loi[29]. Revenu Québec requiert que les employés soumettent une attestation de l’employeur (le formulaire TP-64.3 V, Conditions générales d’emploi) et le détail des dépenses de l’employé (TP-59, Dépenses d’emploi pour un employé salarié ou un employé à la commission ou un état détaillé des dépenses)[30].

  1. Remboursement de la TPS/TVH sur les dépenses déduites

Si un employé est en droit de déduire ses Dépenses de bureau à domicile de son revenu d'emploi, il pourrait être admissible à un remboursement de la TPS ou de la TVH payée sur ces dépenses[31]. Il peut demander ce remboursement en complétant le formulaire GST370, Demande de remboursement de la TPS/TVH à l'intention des salariés et des associés et en demandant le remboursement à la ligne 45700 de sa déclaration de revenus. Un salarié qui reçoit un remboursement de la TPS/TVH en lien avec de telles dépenses doit inclure le remboursement dans son revenu dans l'année où il le reçoit.

Un salarié peut avoir droit à un remboursement de la TPS/TVH s'il a payé la TPS ou la TVH à l’égard de certaines dépenses liées à l'emploi, s'il a déduit ces dépenses dans sa déclaration de revenus et si l'employeur est inscrit au fichier de la TPS/TVH. L'employeur ne peut pas être une institution financière désignée au sens de la partie IX de la Loi sur la taxe d'accise[32].

  1. Remboursements et allocations

Les employeurs pourraient par ailleurs indemniser leurs employés à l’égard des dépenses encourues lorsqu’ils travaillent à domicile. Ils pourraient procéder ainsi en leur versant une allocation fixe ou en leur remboursant en fonction des factures spécifiques.

Une allocation reçue par un employé pour couvrir une partie de ses Dépenses afférentes au bureau sera considérée comme un avantage imposable, que l'employé puisse ou non déduire les Dépenses afférentes au bureau[33].

Un remboursement reçu par un employé, en fonction des factures qu’il soumet à l’employeur, pour des fournitures achetées par l’employé ne serait généralement pas considéré comme un avantage imposable. La règle étant qu’il ne s’agira pas d’un avantage imposable pour l’employé tant que les coûts sont nécessaires à l’accomplissement des fonctions de l’emploi[34]. Toutefois, lorsque les dépenses ont une composante à la fois personnelle et professionnelle, ou sont de nature mixte, une répartition raisonnable doit être effectuée en fonction du rapport entre l’utilisation personnelle et professionnelle[35]. La portion attribuée à l’utilisation personnelle est un avantage imposable et l’employeur est tenu de déclarer et de retenir la portion imposable du paiement.

Par ailleurs, un remboursement reçu par un employé pour l’achat d’équipement de bureau à domicile (tels que du mobilier de bureau ou du matériel informatique) serait généralement un avantage imposable. En effet, lorsque le remboursement effectué par un employeur est relié à un actif acheté et détenu par l’employé, celui-ci bénéficie d’une aide[36]. Toutefois, l’ARC a reconnu que la déclaration d’état d’urgence sanitaire au Canada en raison de la COVID-19 a précipité le télétravail pour un certain nombre d'employés qui ne disposait pas de matériel informatique adéquat pour le faire[37]. Dans ce contexte, l'ARC a indiqué que le remboursement par l'employeur de l'achat par un employé de matériel informatique personnel pour effectuer immédiatement et adéquatement son travail, jusqu’à concurrence d'un montant de 500 $ et sur présentation d'un reçu, n'entraînera pas d'avantage imposable pour l'employé, car ce remboursement profite principalement à l'employeur[38].

 

***

[1] Loi de l’impôt sur le revenu, L.R.C. 1985, c. 1 (5e supplément), art. 8(1)(i)(ii) et (iii). Agence du revenu Canada (« ARC »), Bulletin d’interprétation IT-35R2 « Dépenses d'employé, y compris celles concernant l'espace consacré au travail à domicile » (26 août 1994).

[2] LIR, ibid. art. 8(13).

[3] Ibid. art. 8(1)(i)(ii) et (iii).

[4] Dans ARC, Views Doc 9230748 (9 novembre 1992), l’ARC a basé sa position sur la jurisprudence, qu’elle a résumée comme suit : « 1. il n'est pas nécessaire qu'une exigence soit expressément prévue au contrat d’emploi si elle est implicite dans les termes et conditions nécessaires à l'exécution des fonctions de l'emploi et 2. une exigence serait une condition implicite de l'emploi, même si le manquement de l'employé de s’y conformer n'entraîne pas un licenciement, mais simplement des conséquences négatives pour l'employé comme par exemple une évaluation défavorable des performances ».

[5] IT-352R2, supra note 1 au para. 1.

[6] ARC, Views Doc 2011-0394321E5 (1er mars 2011).

[7] LIR, supra note 1, art. 8(13)(a)(i). Le sous-alinéa 8(13(a)(ii) prévoit une condition alternative si le bureau à domicile est « utilisé exclusivement, au cours de la période à laquelle le montant se rapporte, aux fins de tirer un revenu de la charge ou de l’emploi et est utilisé pour rencontrer des clients ou d’autres personnes de façon régulière et continue dans le cours normal de l’exécution des fonctions de la charge ou de l’emploi ». Dans le passé, l’ARC a confirmé que ces rencontres devaient être effectuées en personne (2013-0481171E5). À la lumière des directives actuelles de « distanciation physique », l’ARC pourrait réviser sa position, mais n’a pas proposé de la modifier pour le moment.

[8] IT-352R2, supra note 1 au para. 1.

[9] ARC, Views Doc 2007-0227511E5 (13 décembre 2007).

[10] Lors d’une conférence de liaison de l'impôt sur le revenu intervenue entre l’ARC et le Tax Executives Institute (7 décembre 2010), le TEI a posé la question suivante à l'ARC : « La question 10 du présent formulaire T2200 ... demande des renseignements relatifs au pourcentage de la « journée de travail » qu'un employé travaille à son bureau à domicile... La référence à la journée de travail sur le formulaire n’est pas définie et implique que l'employé doit travailler principalement à domicile pendant au moins 50 pour cent de chaque journée de travail afin de pouvoir déduire ses dépenses de bureau à domicile. Étant donné que la période de déclaration pour les particuliers est l’année civile, nous sommes d’avis que les dépenses de bureau à domicile pourraient être déductibles si un employé doit maintenir un bureau à domicile et qu’il utilise ce bureau pendant au moins 50 % de son temps consacré au travail au cours de l'année fiscale, que ce bureau soit utilisé quotidiennement ou non. Ainsi, par exemple, un employé devrait pouvoir bénéficier d'une déduction pour frais de bureau à domicile lorsqu'il travaille dans ce bureau plus de deux jours et demi par semaine ou en moyenne deux à trois semaines par mois... L'ARC confirmerait-elle que les employés ne sont pas tenus d’évaluer s'ils ont utilisé le bureau à domicile pendant au moins 50 % de chaque journée de travail au cours d'une année fiscale ? Si oui, l'ARC modifierait-elle la question 10 du formulaire T2200 ? » Notez que le dernier formulaire T2200 demande « quel est le pourcentage approximatif de la journée de travail pour lequel l'employé travaillait de son bureau à domicile ».

[11] ARC, Views Doc 9620507 (20 septembre 1996), où un employé qui est parti en congé d'invalidité a été autorisé à déduire les dépenses pour la partie de l'année où il était en mesure de travailler. L'ARC a indiqué: « nous sommes d'avis que la condition décrite au sous-alinéa 8(13)a)(i) de la Loi était remplie pour l'utilisation de l'espace de travail à son domicile pendant cette période... lorsqu'[il] n'était pas en congé d'invalidité. »

[12] Revenu Québec, «COVID-19- Foire aux questions pour les citoyens » <https://www.revenuquebec.ca/fr/maladie-a-coronavirus-covid-19/faq-pour-les-citoyens/> (mis à jour le 5 mai 2020); Loi de l’impôt, RLRQ, c. 1-3, art. 62.1.

[13] LIR, supra note 1, art. 8(13)(b).

[14] Ibid. art. 8(1)(i)(ii); IT-352R2, supra note 1 au para. 5.

[15] IT-352R2, ibid. aux para. 1 et 6; Horbay c. R, [2003] 2 CCI 2248; Lester c. R, 2011 CCI 543; ARC, Views Doc 2000-0022015 (17 mai 2000).

[16] IT-352R2, ibid. au para. 5.

[17] Ibid. au para. 5.

[18] Revenu Québec, supra note 12.

[19] LIR, supra note 1, 8(1)(i)(iii); IT-352R2, ibid. par 9; ARC, Views Doc 2015-0603631I7 (19 juillet 2016).

[20] ARC, Guide T4044 : Dépenses d’emploi (2019).

[21] ARC, Views Doc 2016-0634351E5 (22 août 2016).

[22] ARC, Views Doc 2009-0317611E5 (5 janvier 2010).

[23] Ibid.

[24] Ibid; 2016-0634351E5, supra note 21.

[25] Revenu Québec, supra note 12.

[26] LIR, supra note 1, art. 8(10).

[27] ARC, Views Doc 2008-0276151E5 (26 septembre 2008).

[28] 9620507, supra note 11.

[29] Loi de l’impôt, supra note 12, art. 78.

[30] Revenu Québec, supra note 12.

[31] Guide T4044, supra note 20.

[32] L.R.C. (1985) c. E-15.

[33] ARC, Views Doc 2011-0402581I7 (12 juillet 2011).

[34] ARC, Views Doc 9511195 (10 août 1995).

[35] Ibid; LIR, supra note 1, alinéa 6(1)(a).

[36] CRA, Views Doc 2011-0399171E5 (8 juin 2011).

[37] ARC, Views Doc 2020-0845431C6 (22 avril 2020).

[38] Ibid.

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