Comment les entreprises peuvent-elles réagir en cas de litige ou d’événement déclencheur de litige lié à COVID-19 ?

À retenir :

  1. Impliquez vos conseillers juridiques internes et externes dès que possible et le plus souvent possible afin de protéger le privilège et de réduire vos risques.
  2. Prenez des mesures concrètes pour atténuer les risques, notamment en préservant les dossiers, en interrogeant les témoins et en avisant vos assureurs.

Résumé : Dans ce dernier volet de notre série de trois publications portant sur les litiges et la COVID-19, nous discutons des meilleures pratiques à adopter dans l’éventualité où votre entreprise ferait face à un litige ou à un évènement déclencheur de litige, comme une éclosion de COVID-19.

Introduction

Alors que la pandémie de COVID-19 se poursuit, les entreprises devraient envisager l’élaboration d’un plan d’action en cas de litige ou d’événement déclencheur de litige lié à COVID-19. Dans le contexte de la réouverture graduelle des entreprises, les risques de litiges persistent et les entreprises doivent être prêtes à faire face aux litiges potentiels découlant des nouveaux risques que présente la COVID-19.

La présente publication est la troisième et dernière publication d’une série de trois billets de blog sur les litiges et la COVID-19. Alors que nous avons déjà discuté des risques de litiges liés à la COVID-19 ainsi que des meilleures pratiques à adopter afin d’atténuer ces risques, ce dernier volet identifie les meilleures pratiques à adopter dans l’éventualité où votre entreprise ferait face à un litige ou à un évènement déclencheur de litige, comme une éclosion de COVID-19.

En cas de crise liée à la COVID-19, envisagez ce qui suit :
 

  • Retenez les services d’un conseiller juridique et d’experts : Un conseiller juridique peut vous fournir des conseils stratégiques et juridiques. Le conseiller juridique peut aider à évaluer le risque d’un litige éventuel et aider à créer et à maintenir le privilège sur les documents de nature sensible.

    Un expert saura vous assister à prendre des décisions clés, à négocier avec les autorités publiques et à élaborer vos déclarations publiques. Dans le cadre de futures procédures judiciaires, votre entreprise pourrait avoir avantage à démontrer que ses décisions opérationnelles ont été guidées par les conseils d’un ou plusieurs experts. Les conseillers juridiques et les experts peuvent également jouer un rôle important dans les autres considérations discutées ci-après.
     
  • Avisez votre compagnie d’assurance : Assurez-vous d’avoir une copie complète et à jour de vos polices d’assurance et envisagez de retenir les services d’un avocat pour examiner vos polices à la lumière des risques actuels liés à la COVID-19. Votre courtier d’assurance peut vous fournir des copies complètes de vos polices et vous fournir des renseignements sur les couvertures supplémentaires que vous pourriez envisager, y compris une couverture pour la responsabilité des administrateurs et des dirigeants de votre entreprise. Vous devez connaître et respecter les obligations de l’assuré telles que décrites dans vos polices d’assurance. Si vous êtes au courant d’un événement déclencheur de litige ou d’une réclamation, vous devriez en aviser immédiatement votre assureur, notamment pour réduire le risque que ce dernier vous refuse couverture, notamment en raison d’un retard de préavis.
     
  • Évitez la création de courriels catastrophiques : Organisez une réunion avec votre équipe pour discuter de toute question délicate concernant les communications écrites. Dans la mesure où les membres de votre équipe ont des questions au sujet de la gestion d’un litige ou d’un événement déclencheur de litige, encouragez les discussions verbales plutôt que la correspondance par courriel. Dans l’alternative, assurez-vous qu’un conseiller juridique est impliqué dès le début du processus afin de protéger le caractère privilégié de ces communications.
     
  • Analysez les contrats applicables : Analysez vos principaux contrats et déterminez les obligations pertinentes, les défauts potentiels de paiement et les exigences en matière de préavis découlant de la COVID-19. Un conseiller juridique peut également vous assister dans le cadre de cette analyse et vous aider à développer une stratégie d’atténuation des risques appropriée.
     
  • Identifiez, localisez et préservez les dossiers : Les documents pertinents à un litige ou à un événement déclencheur de litige doivent être conservés. La conservation des documents est importante, à la fois parce que ces documents peuvent vous être utiles dans le cadre de votre défense et afin d’éviter que toute destruction de preuves, même accidentelle, vous soit reprochée. Vous devriez faire preuve de diligence dans l’identification, la localisation et la conservation des documents pertinents. Un conseiller juridique peut vous assister afin d’identifier les documents pertinents et saura rédiger une note de mise en suspens pour litige (« litigation hold»), laquelle devrait être remise aux dépositaires des documents afin d’assurer la conservation des documents pertinents en prévision ou en préparation d’un litige.
     
  • Identifiez et interrogez les témoins clés : Une fois que les témoins clés ont été identifiés, réfléchissez à l’opportunité d’obtenir des déclarations détaillées des témoins pendant que l’information est encore nouvelle et disponible. Un litige peut s’avérer être un long processus au cours duquel les témoins clés peuvent devenir indisponibles ou développer un intérêt défavorable pour votre entreprise. Idéalement, un conseiller juridique devrait participer aux entrevues avec les témoins et à la rédaction des déclarations des témoins afin d’assurer le caractère privilégié de ces informations.
     
  • Enquêtes internes et externes : Déterminez si une enquête interne est justifiée ou si une enquête externe est obligatoire. Dans certaines circonstances, il se peut que des enquêtes réglementaires soient exigées, lesquelles impliquent des préavis et des procédures spécifiques. Vous pouvez également choisir de mener une enquête informelle, qui peut impliquer un conseiller juridique ou d’autres experts, selon la portée et le but de l’enquête. Les experts retenus pour une enquête, que ce soit dans le cadre d’un litige ou d’une autre instance réglementaire, devraient idéalement être retenus par l’entremise d’un avocat afin de protéger le privilège.
     
  • Considérations particulières relatives aux différends entre administrations : Si votre entreprise exerce ses activités dans plusieurs juridictions, les litiges intentés dans une juridiction donnée peuvent avoir une incidence sur votre entreprise dans une autre juridiction et peuvent potentiellement faire de votre entreprise la cible d’une action multijuridictionnelle. Il est crucial que votre entreprise adopte une approche unifiée. Dans le cadre d’actions multijuridictionnelles, les avocats et les experts devraient collaborer pour cerner les problèmes potentiels et établir une défense harmonisée.

Conclusion

Alors que les défis auxquels sont confrontées les entreprises évoluent constamment et que les gouvernements continuent d’émettre des lignes directrices reliées à la COVID-19, les événements déclencheurs de litiges liés à la COVID-19 constitueront des défis à moyen et long terme. Les entreprises devraient prendre des mesures appropriées pour atténuer leurs risques et établir un plan pour faire face à ce type d’évènement et ce, avant même le début officiel d’un litige. Le recours à des avocats et à des experts avant le début d’un litige est une façon de se renseigner sur les obligations applicables et d’adopter un comportement proactif et préventif, ce qui pourrait s’avérer moins coûteux en termes de temps et d’argent que de se défendre contre une action civile, tout en protégeant la réputation de votre entreprise.

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