Depuis le 1^er janvier 2024, les employeurs sont tenus de réviser à chaque année les salaires de leurs travailleurs étrangers temporaires afin de s'assurer qu'ils restent dans les limites du salaire en vigueur pour la CNP et le lieu de travail applicables à leur emploi. Les salaires en vigueur sont généralement mis à jour chaque année en novembre et l'on s'attend à ce que, si nécessaire, les salaires soient ajustés au salaire en vigueur mis à jour d’ici le 1^er janvier suivant (c'est-à-dire dans un délai d'un à deux mois).

Même si cette exigence est censée entrer en vigueur de manière progressive, en tenant compte des demandes soumises à Emploi et Développement social Canada (EDSC) à compter du 1^er janvier 2024, il ne s’agit pas nécessairement d’une nouvelle démarche. Depuis plusieurs années, en signant un formulaire de demande d’Évaluation d'impact sur le marché du travail (EIMT), l'employeur s'engage à revoir les conditions de travail de l'employé(e) au moins une fois par an. Cette nouvelle exigence est essentiellement la même, mais elle est plus structurée : elle se concentre spécifiquement sur les exigences salariales, le calendrier des mises à jour et peut désormais être vérifiée dans le cadre d’une inspection de conformité.

Ce changement de politique concerne le processus d'examen pour EDSC et ne s'applique pas nécessairement au Programme de mobilité internationale (PMI). Cependant, en général, le fait d’effectuer la révision des salaires de tous les travailleurs étrangers au sein de votre organisation conformément aux exigences de leur CNP est considéré comme une bonne pratique. Les seuils salariaux pour les catégories de permis de travail telles que la catégorie des Transferts intra-société (C63) pour les travailleurs possédant des connaissances spécialisées doivent être maintenus pour les besoins des demandes de renouvellement de permis de travail. En outre, tous les permis de travail sont associés à certaines conditions qui doivent être remplies pour maintenir la validité du permis de travail, et il est donc essentiel de revoir ces informations au moins une fois par an.

Nous recommandons que les révisions soient effectuées dans le cadre de la procédure annuelle d'évaluation du rendement et qu'elles soient documentées à l'aide d'une liste de vérification. Les salaires devraient ensuite être revus chaque année à la fin du mois de novembre ou au début du mois de décembre, lorsque les salaires en vigueur sont mis à jour, afin de s'assurer qu'aucune autre modification n'a été apportée.

Nos bureaux ont élaboré une liste de vérification et c’est avec plaisir que nous vous en fournirons une copie sur demande; veuillez cliquer ici.

Les employeurs peuvent être sélectionnés pour des inspections aléatoires en vertu du Programme des travailleurs étrangers temporaires (PTET) d’EDSC ou du PMI d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC), pour s'assurer que l'entreprise est bien en conformité avec le programme. Environ une entreprise sur quatre fera l’objet d’une inspection de conformité à chaque année, ce qui signifie que chaque entreprise peut s'attendre à faire l’objet d’une inspection au moins une fois à chaque période de quatre ans.

Outre ce qui est mentionné ci-dessus, voici quelques éléments dont il faut se souvenir à propos des programmes de conformité en matière d'immigration :

1. Il y a trois documents qui peuvent être utilisés pour évaluer une entreprise dans le cadre d'une inspection de conformité: a) le permis de travail, b) le formulaire d'offre d'emploi que chaque employeur doit soumettre par voie électronique lorsqu'il embauche un travailleur étranger dans le cadre d'une catégorie exemptée d’EIMT, et c) l’EIMT.
2. En plus de la documentation ci-dessus, en septembre 2022, de nouvelles exigences de conformité ont été établies par EDSC et IRCC, dont la liste figure dans le Règlement sur l'immigration et la protection des réfugiés (RIPR) à l’article 209.2 (pour les permis de travail basés sur le PMI), 209.3 (pour les permis de travail basés sur l’EIMT) et 209.4 (pour tous les permis de travail). Les informations supplémentaires concernant les modifications apportées aux exigences de conformité en 2022 sont disponibles ici.
3. Une fois l'offre d'emploi électronique soumise, il est recommandé d'imprimer une copie des informations soumises pour vos dossiers d'employé(e)s pour pouvoir la consulter facilement.
4. Un permis de travail est généralement lié à six conditions, dont la profession, le lieu et l'employeur. En général, si votre employé(e) est transféré(e) dans un nouveau bureau, affecté(e) à un nouveau projet, à un nouveau poste ou à une entité apparentée, ou si elle ou il est promu, vous devez demander une modification du permis de travail pour modifier les conditions. Le nouveau permis de travail doit être délivré avant que les changements ne rentrent en vigueur.
5. Toute modification importante du salaire ou des avantages accordés à un(e) employé(e) doit également être signalée à EDSC ou à IRCC avant qu'elle n’entre en vigueur. Il n'y a pas de seuil spécifique pour le montant à déclarer, mais s'il s'agit d'un montant hors du cours normal des affaires, il serait préférable de consulter un professionnel de l'immigration pour obtenir des conseils.
6. En signant un formulaire de demande d’EIMT, une entreprise s'engage à revoir les conditions de travail des employé(e)s sur une base annuelle et, à partir du 1^erjanvier 2024, cet engagement est devenu une obligation de conformité dans le cadre du PTET avec EDSC (tel qu’indiqué ci-dessus).
7. L’employeur n’est pas tenu de déclarer à EDSC les augmentations salariales qui sont égales ou inférieures au salaire en vigueur pour la CNP et le lieu de travail applicables avant de mettre celles-ci en œuvre (contrairement au point 5 ci-dessus).
8. Il y a trois éléments clés qui peuvent expliquer qu’un employeur fasse l’objet d’une inspection de conformité : a) la sélection aléatoire, b) la suspicion de non‑respect des règles, ou c) des antécédents de non‑respect des règles. Lorsque vous recevez la notification écrite de l’inspection de conformité, elle devrait indiquer la raison pour laquelle cette dernière a été demandée.
9. Les sanctions pour non‑conformité (y compris le non‑respect du salaire en vigueur) peuvent inclure l'interdiction de participer au programme pendant une période de deux ans (ou même de manière permanente), des sanctions financières (maximum annuel d'un million de dollars), la publication du nom de l’entreprise sur la liste des entreprises non conformes en ligne et la révocation des documents délivrés antérieurement. Les sanctions sont cumulatives pour chaque infraction et chaque personne concernée.
10. La déclaration spontanée des infractions par l’entreprise peut réduire la responsabilité de cette dernière, mais la plupart du temps de manière non significative.

L'une des façons dont une entreprise peut réduire le risque de non-conformité dans le cadre des programmes de conformité est de soutenir ses employé(e)s pour l’obtention de la résidence permanente. Lorsqu'un(e) employé(e) possède le statut de résident permanent (RP) au Canada, ce dernier n'est plus tenu de respecter les conditions de son permis de travail ou de son EIMT. Une fois que le statut de résident permanent est délivré, les employé(e)s peuvent être déplacé(e)s au Canada, promu(e)s et leur salaire peut être modifié sans difficulté.

Dans tous les cas, si votre entreprise fait l’objet d’une enquête de conformité, nous vous recommandons de consulter dès que possible vos conseillers juridiques afin qu’ils puissent vous guider dans le processus. Notre équipe de MT❯iplus se fera un plaisir de vous accompagner dans cette démarche et/ou à répondre à toutes questions que vous pourriez avoir en lien avec l’embauche de travailleurs étrangers temporaires.