COVID-19 Mise à jour : La "nouvelle normalité" - Faciliter l'aménagement du travail à domicile

Compte tenu de la pandémie de la COVID-19, de nombreux employés et leurs employeurs s'adaptent maintenant à une « nouvelle norme » de travail à domicile (ou télétravail). Cette mise à jour présente des considérations juridiques et pratiques importantes pour les employeurs qui revoient leurs pratiques de travail à domicile.

Considérations logistiques

De nombreuses entreprises ont déjà des politiques applicables aux modalités du télétravail, mais la plupart de ces politiques n'ont pas été rédigées en tenant compte de l'arrivée de la pandémie. Les politiques existantes doivent être examinées et révisées afin de s'assurer qu'elles répondent aux besoins spécifiques des employés dans le cadre des arrangements à long terme du télétravail. Les employeurs qui n'ont pas de politique relative au télétravail devraient envisager créer une politique qui définit clairement les attentes en matière de comportement des employés et qui prévoit la protection des biens et des informations confidentielles de l'entreprise.

Politiques technologiques

Compte tenu de la forte dépendance à l'égard de la technologie pour faciliter le succès des arrangements du télétravail, les employeurs devraient revoir leurs politiques sur la technologie pour s'assurer que (a) les employés sont équipés des dispositifs dont ils ont besoin pour s'acquitter de leurs responsabilités professionnelles, (b) les attentes en matière de propriété, de confidentialité et d'utilisation acceptable sont claires, tant pour les dispositifs que pour les informations qui y sont stockées, et (c) qu’il y a une transparence quant aux achats et dépenses liés à la technologie qui sont admissibles à un remboursement.

Politiques de remboursement des dépenses

Les employeurs devraient revoir leurs politiques de remboursement des frais pour s'assurer qu'ils prennent en compte de manière adéquate les différentes dépenses qui peuvent découler du télétravail, y compris l'internet, l'équipement, l'infrastructure technologique, les factures de téléphone portable et les mises à jour de logiciels. Bien qu'un employeur puisse décider de mettre en place une politique sur les remboursements de frais admissibles pour la durée de la pandémie COVID-19, ou décider d’étendre sa politique actuelle, cela ne sera pas nécessairement approprié ou requis si les employés travaillaient déjà occasionnellement à domicile avant la pandémie et qu'ils disposent déjà de plans Internet illimités à domicile. 

Confidentialité et protection des biens et des informations de l'entreprise

Concrètement, de nombreux scénarios du télétravail impliquent une réduction du contrôle des informations confidentielles, du stockage des documents et de la protection des données, souvent en raison de la possession et de la duplication de matériel en dehors du bureau (notamment par l'impression, la numérisation ou le stockage sur des appareils personnels). Afin de minimiser ces risques, les employeurs doivent définir des attentes claires en matière de protection permanente des biens de l'entreprise et des informations confidentielles. À cette fin, les politiques de confidentialité et de protection de la vie privée doivent être revues afin de déterminer si elles comportent des règles concernant les points suivants :

  • Stockage sécurisé des informations de l'entreprise sur des appareils personnels et dans les résidences personnelles, qu'elles soient temporaires ou permanentes, et qu'elles soient stockées par des mécanismes électroniques ou physiques.
  • Copie manuelle ou électronique des documents.
  • Exigences en matière de mot de passe et de cryptage sur les téléphones, les ordinateurs portables, les dispositifs de stockage de masse et autres appareils, qu'ils appartiennent à l'entreprise ou qu'ils soient personnels.
  • Utilisation des appareils de l'entreprise à des fins personnelles.
  • Protection de la vie privée des écrans électroniques pendant le travail en s'assurant que les écrans ne sont pas visibles par d'autres personnes.
  • Instructions concernant la conduite d'appels téléphoniques ou de vidéoconférences liés à l'entreprise dans les espaces publics.
  • Utilisation de réseaux Wi-Fi personnels sécurisés et protégés par un mot de passe pour éviter les interférences extérieures et les risques pour les biens de l'entreprise.
  • Des lignes et des processus de signalement clairs en cas de violation possible ou connue de la sécurité.
  • Des processus d'élimination ou de destruction des dossiers et des informations de l'entreprise.
  • Un engagement des employés à protéger les équipements, les dossiers et les matériaux de l'employeur contre tout accès, utilisation ou destruction non autorisés.

Les politiques doivent être clairement communiquées aux employés et une formation devrait être dispensée pour s'assurer que tous les employés comprennent leurs obligations.

Responsabilité

Le maintien de la productivité des employés dans le cadre d’arrangements à long terme en télétravail est essentiel pour un succès durable. Au moment où les lieux de travail passent à cette « nouvelle normalité », il convient de rappeler aux employés que, quel que soit l'espace de travail, les attentes en matière de performances restent les mêmes.

Suivi des heures travaillées

Étant donné le manque de supervision directe qui accompagne les situations du télétravail, les employeurs doivent être très attentifs aux heures supplémentaires et aux règles relatives aux heures de travail. Si un employé est éligible aux heures supplémentaires, les employeurs devraient être clairs sur les paramètres relatifs aux heures de travail et aux politiques en matière d'heures supplémentaires, y compris lorsqu'une autorisation préalable est requise pour les heures supplémentaires. Mais cela n'est généralement pas suffisant - les employeurs doivent également surveiller activement les heures de travail de leurs employés pour s'assurer que ceux-ci restent dans les limites du temps de travail et que les heures supplémentaires non approuvées ne sont pas tolérées. Il en va de même pour les périodes de repos, les pauses-repas et la durée maximale du travail.

Surveiller, encourager et traiter la productivité

Bien que les employés ne se rendent plus au bureau, leur productivité au travail peut continuer à être mesurée. Nous recommandons aux employeurs d'envisager les méthodes suivantes pour suivre la productivité au travail :

  • Fixer une période de temps obligatoire durant laquelle il est attendu que tous les employés travaillent et soient disponibles. Cette période peut refléter le temps qu'ils passent habituellement sur le lieu de travail, bien qu'il puisse devoir être ajusté en fonction des obligations familiales des employés.
  • Exiger que les employés surveillent leurs heures travaillées et qu’ils les déclarent régulièrement à leur superviseur.
  • Maintenir la responsabilité en demandant aux superviseurs et aux gestionnaires de fixer des attentes et de faire part de leurs préoccupations à mesure qu'elles sont connues.
  • Organiser des conférences téléphoniques de routine pour maintenir les canaux de communication du travail de l'employé pendant la semaine.
  • Assister les employés pour qu’ils se sentent soutenus et qu'ils soient outillés pour réussir dans le cadre du télétravail.

Dans la plupart des cas, un employé qui se connecte à un moment donné de la journée ne garantit pas sa productivité, et un employé déconnecté d'un système de travail peut toujours travailler hors ligne. En fin de compte, il est important de bien comprendre le travail de l'employé et la période de temps probable qu'il mettrait à accomplir dans le cadre du télétravail pour déterminer s'il y a un problème d’efficacité ou de performance. 

Les employeurs doivent réfléchir à la manière dont ils vont responsabiliser les employés et réduire au maximum les pertes d'efficacité. Les employeurs doivent poursuivre leurs processus habituels de supervision, d'évaluation et de discipline des employés. Les gestionnaires et les superviseurs doivent continuer à vérifier auprès de leurs employés et à documenter les problèmes, en particulier s'ils estiment que leurs attentes normales ne sont pas satisfaites.

Les processus normaux d’évaluation de performance ne doivent pas être abandonnés en raison de la COVID-19. Lorsqu'un employé ne fournit pas sa prestation de travail, les employeurs doivent poursuivre leurs pratiques normales et mettre en œuvre les mesures qu'ils prendraient sur le lieu de travail. Cela permettra d'inciter les employés à maintenir la quantité et la qualité de leur travail. Les processus de gestion de la performance comprennent souvent des évaluations régulières, des plans d'amélioration des performances (PAPs) et, le cas échéant, peuvent déboucher sur des mesures disciplinaires progressives.

Santé, sécurité et indemnisation des travailleurs

Lorsque les employés se tournent vers le travail à domicile, les employeurs doivent envisager des moyens de promouvoir la santé et la sécurité au travail.

Les employeurs doivent s'assurer auprès des employés que leur lieu de travail à domicile est sûr, exempt de dangers et facilite la productivité. Les employeurs peuvent envisager de mettre en œuvre des normes minimales pour les arrangements du télétravail. Les employeurs peuvent demander aux employés de soumettre des photographies de leur lieu de travail afin de garantir la conformité aux attentes de l'employeur. Les employeurs peuvent également envisager de demander aux employés de conclure un accord qui définit les attentes en matière de santé et de sécurité de leur espace de travail à domicile.

Les employeurs doivent également examiner si l'espace de travail à domicile est assuré. De nombreuses polices d'assurance responsabilité civile de l'employeur englobent les arrangements sur le télétravail, mais cela doit être vérifié. Les employés peuvent aussi être couverts par leur police d'assurance habitation personnelle.

Que les employés travaillent à domicile ou en personne, il existe des pratiques essentielles que chaque employeur doit encourager ses employés à respecter pour préserver la santé et la sécurité du lieu de travail. Ces pratiques réduisent le risque de propagation de la COVID-19 et comprennent :

  • La pratique d'une bonne hygiène et le lavage régulier des mains.
  • Maintenir la propreté des espaces de travail en désinfectant régulièrement les équipements et les surfaces.
  • L'intégration de pauses et de périodes de repos.
  • Pratiquer la distanciation sociale en maintenant l'espace entre les autres personnes et en minimisant les contacts sociaux.

Québec

Au Québec, selon la CNESST, les travailleurs qui sont infectés par la COVID-19 au cours de leur emploi peuvent avoir droit aux prestations et services habituels prévus par la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles (LATMP). Pour ce faire, le travailleur doit d'abord consulter un médecin. Le médecin établira le diagnostic sur une attestation médicale, laquelle sera jointe la réclamation du travailleur auprès de la CNESST. L’employeur en sera avisé. Pour que la demande soit acceptée, le travailleur doit démontrer qu'il est entré en contact avec le virus dans le cadre de son travail. La CNESST insiste sur le fait qu'il est important que le lien avec le travail soit démontré de manière concluante. Cela signifie également que la contamination indirecte (par exemple si un membre de la famille est infecté et infecte le travailleur) n'est pas indemnisable : seul le travailleur qui contracte la maladie au travail ou à l’occasion du travail peut être indemnisé en conséquence. Il ne peut y avoir d'indemnisation pour une exposition secondaire.

Colombie-Britannique

En Colombie britannique, WorkSafeBC a publié des directives concernant les responsabilités en matière de santé et de sécurité lorsque les employés travaillent à domicile. En particulier, les employeurs doivent s'assurer qu'ils disposent d'une politique de base en matière de santé et de sécurité pour le télétravail et que chaque partie comprend son rôle, ses devoirs et ses responsabilités. Cette politique devrait, au minimum, exiger des employés qu'ils procèdent à une évaluation de leur lieu de travail et qu'ils signalent tout danger à leur supérieur. Parmi les autres points à prendre en compte dans la politique de travail à domicile, citons les protocoles d'évacuation en toute sécurité, la manière de contacter l'employeur en cas d'urgence, une discussion sur les pratiques sécuritaires sur le lieu de travail et la manière de signaler tout incident ou blessure lié au travail, ainsi que des considérations ergonomiques. WorkSafeBC a également réitéré que de nombreux rôles, droits et responsabilités en matière de santé et de sécurité restent applicables aux situations de travail à domicile, y compris le signalement des blessures sur le lieu de travail, l'obligation pour le travailleur de suivre des procédures de travail sûres et les procédures d'enregistrement si le travailleur travaille seul ou de façon isolée.

Alberta

L'Occupational Health and Safety Act de l'Alberta s'applique à la plupart des employés et stipule que les employeurs doivent faire ce qu'ils peuvent raisonnablement faire pour protéger la santé, la sécurité et le bien-être des travailleurs sur un lieu de travail.

Lorsqu'un travailleur contracte la COVID-19 en raison de son emploi, il pourrait avoir droit à une indemnisation de la part de la Commission des accidents du travail de l'Alberta. Pour avoir droit à cette indemnisation, le travailleur doit démontrer que (1) la nature de son emploi l'expose à l'infection; et (2) la nature de l'emploi est la cause de l'affection ou crée un risque accru d'exposition. Les demandes d'indemnisation seront déterminées en fonction des circonstances spécifiques de chaque cas. Les demandes d'indemnisation seront probablement accordées aux travailleurs qui contractent la COVID-19 et qui travaillent dans un service essentiel. La commission peut accepter ces demandes lorsqu'un travailleur présente des symptômes mais ne dispose pas d'un rapport médical confirmant la COVID-19.

En outre, les personnes travaillant à domicile (y compris temporairement pendant les périodes de quarantaine) peuvent également être couvertes par le régime d'indemnisation des travailleurs. Lorsque ces arrangements sont autorisés par un employeur, la couverture ne s'applique généralement qu'à l'espace de travail défini. Lorsqu'une personne subit une blessure ou une maladie dans le cadre d'un régime de travail à domicile qui peut être lié à son travail, les employeurs et les travailleurs sont tenus de le signaler à la Commission des accidents du travail. Pour déterminer si l'accident est lié au travail et donc couvert, la Commission des accidents du travail évaluera si :

  • L'activité a eu lieu pendant les heures de travail;
  • L'activité était au bénéfice de l'employeur;
  • Le travailleur a été payé pour le temps passé;
  • Le travailleur se trouvait dans l'espace de travail à ce moment-là en raison de son emploi;
  • L'employeur avait autorisé l'arrangement de travail; et
  • Le préjudice est dû à l'utilisation d'équipements et/ou de matériaux fournis par l'employeur.

Ontario

Les exigences en matière de santé et de sécurité au travail sont transférables aux arrangements adoptés en matière de télétravail. La Loi sur la santé et la sécurité au travail de l'Ontario exige que les employeurs « prennent toutes les précautions raisonnables dans les circonstances pour protéger un travailleur ». Les employeurs peuvent envisager de fournir aux employés des lignes directrices pour atténuer les risques liés à la sécurité dans les arrangements relatifs au télétravail. Les employeurs peuvent également envisager de fournir un équipement spécialisé qui répond aux besoins personnalisés de l'employé.

La Loi sur la sécurité professionnelle et l'assurance contre les accidents du travail de l'Ontario s'applique aux arrangements de travail à domicile. Lorsque des blessures se produisent dans le cadre du télétravail, les employés doivent signaler ces incidents de la même manière que si l'accident se produisait sur le lieu de travail habituel. En Ontario, la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail (CSPAAT) permet aux travailleurs de présenter des demandes de prestations pour la COVID-19 découlant de leur emploi. Ces demandes sont déterminées au cas par cas et tiennent compte de toutes les circonstances pertinentes. La détermination de ces demandes sera basée sur (1) le risque de contracter la COVID-19 créé par le travail et auquel le public n'est pas exposé; et (2) la confirmation par la Commission de la COVID-19 du travailleur. La démonstration de ces deux éléments peut démontrer que l'emploi du travailleur a contribué de manière substantielle à sa maladie. Même si les demandes ne répondent pas à ces éléments, elles seront tout de même examinées et prises en considération.

Les facteurs suivants peuvent également guider le traitement de ces demandes :

  • La nature du risque de contracter la COVID-19 au travail : Il s'agit notamment de déterminer si une source de COVID-19 a été trouvée sur les lieux du travail. Il s'agira également de déterminer si la nature de l'emploi et des activités professionnelles expose le travailleur à des risques de contracter la maladie par d'autres personnes ou substances. Il s'agit notamment de déterminer s'il y avait un potentiel de transmission de la COVID-19 au travail par le transfert de substances infectieuses.
  • Confirmation de la condition COVID-19 du travailleur : Il s'agit notamment de déterminer si le délai d'exposition à la COVID-19 et le début de la maladie du travailleur reflètent la présence de la COVID-19 sur les lieux du travail. Il s'agit également de savoir si le diagnostic médical du travailleur a été confirmé. En l'absence de confirmation médicale, on examinera si les symptômes du travailleur sont cliniquement compatibles avec ceux de la COVID-19 et s'ils sont vérifiés par une évaluation d'un professionnel de la santé.

En fin de compte, la CSPAAT examinera si l'emploi a été un facteur important pour le travailleur qui a contracté la COVID-19. Elle tiendra également compte de l'environnement de travail du travailleur, de ses responsabilités professionnelles et de l'utilisation de l'équipement de protection.

Garde d'enfants et accommodement en fonction de la situation familiale

Avec la fermeture des écoles dans tout le pays, la réalité pour de nombreux employés est qu'ils font du télétravail pendant que leurs enfants sont à la maison. De nombreux employés peuvent également avoir des parents qui comptent sur eux comme aidants naturels pendant la pandémie. Il est important que les employeurs comprennent leurs obligations légales en ce qui concerne les demandes d’accommodement des employés dans ces situations.

Considérations par rapport aux droits de la personne

Dans toutes les juridictions autres que le Québec, la discrimination en matière d'emploi fondée sur la situation familiale est interdite par la législation sur les droits de la personne. Concrètement, cela signifie qu'un employé peut avoir droit à des mesures d'adaptation de la part de son employeur dans la mesure où cela n'entraîne pas de difficultés excessives en raison de sa situation familiale particulière. La loi concernant ce que les employés doivent démontrer pour avoir droit à un accommodement sur la base de la situation familiale est quelque peu complexe et diffère légèrement selon les juridictions, mais elle exige davantage d'un employé que le simple fait de signaler qu'il a des enfants et qu'il travaille à domicile. En général, l’employé doit démontrer dans une certaine mesure que son obligation légale de s'occuper de l'enfant est engagée et que d'autres arrangements (tels que l’assistance d’une autre personne) ne sont pas possibles. La préférence personnelle n'est généralement pas suffisante.

Parmi les exemples d’accommodements liés à la situation familiale, on peut citer la réduction des heures de travail en échange d'une rémunération réduite, un horaire de travail flexible ou un remaniement des tâches. Cela peut également prendre la forme d'un congé protégé non rémunéré. L'analyse de ce qui est requis comme « accommodement raisonnable » de la part d'un employeur est très spécifique au contexte et individualisée. En général, les employeurs peuvent se défendre contre les plaintes pour discrimination en matière de droits de la personne en démontrant une exigence professionnelle justifiée - par exemple, que les tâches de l'employé ne peuvent réellement être accomplies que pendant les heures de travail normales, et en démontrant que tout autre accommodement aurait entraîné une « contrainte excessive » pour l'employeur - ou en démontrant qu'ils ont tenu compte de la situation familiale de l'employé jusqu'à la limite de la contrainte excessive. Bien que le seuil de « contrainte excessive » soit difficile à atteindre, il n'est pas impossible.

Les congés protégés en vertu de la législation sur les normes d'emploi

De nombreuses juridictions accordent des congés non rémunérés protégés par la législation sur les normes du travail. Ces congés portent notamment sur les obligations reliées aux soins, en particulier lorsqu'un membre de la famille est atteint d'une maladie grave. Certaines juridictions ont également promulgué des congés statutaires spécifiques pour traiter de la COVID-19. Ces congés protégés peuvent être accordés à une personne qui cherche un logement pour s'occuper d'un proche et doivent être pris en considération par l'employeur.

CENTRE D’INFORMATION SUR LA COVID-19

Cette mise à jour s'inscrit dans le cadre de nos efforts continus pour vous tenir informés sur la COVID-19. Consultez notre centre d’information sur la COVID-19 et notre blog McCarthy Tétrault Conseiller de l’employeur pour obtenir d'autres mises à jour, notamment une analyse approfondie de la législation d'urgence et des décrets gouvernementaux dans les juridictions fédérales et provinciales. Si vous avez besoin d'aide, n'hésitez pas à contacter l'un des membres de notre équipe nationale du droit du travail et de l’emploi.

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