Le 27 octobre 2020, le Bureau du surintendant des institutions financières (« BSIF »), l’organisme fédéral du Canada de réglementation des institutions financières, a publié son projet de ligne directrice E-4, Entitésétrangères exploitant une succursale au canada (le « projet de ligne directrice ») et a lancé une consultation publique relativement à ce projet. Les commentaires doivent être reçus d’ici le 18 décembre 2020. Le BSIF entend publier la ligne directrice finale E-4 au printemps 2021.

Cette mise à jour de la ligne directrice énonce les attentes du BSIF en matière de gouvernance et de surveillance des succursales canadiennes de banques étrangères et d’assureurs étrangers (collectivement, les « succursales »).

Une fois adopté, le projet de ligne directrice remplacera les lignes directrices existantes E-4A Rôle de l’agent principal et exigencesen matière de tenue de livres (applicables aux assureurs étrangers) et E-4B Rôle du dirigeant principal et exigencesen matière de tenue de livres (applicables aux banques étrangères).

Le projet de ligne directrice vise à mieux refléter les responsabilités de l’entité étrangère et de sa direction dans la surveillance des activités quotidiennes de ses succursales au Canada. Le projet de ligne directrice reflète également les nouvelles modifications apportées aux exigences de la Loi sur les sociétés d’assurances du Canada (la « LSA ») et de la Loi sur les banques (la « LB ») concernant l’emplacement des documents. Ces modifications sont conformes à la ratification de l’Accord Canada-États-Unis-Mexique et devraient entrer en vigueur en juillet 2021.

Le projet de ligne directrice énonce les attentes du BSIF dans trois domaines: direction de la succursale, administration des affaires au Canada et surveillance des succursales.

Direction de la succursale

Les lignes directrices actuelles E-4A et E-4B mettent l'accent sur le rôle et la responsabilité de l'agent principal d’une succursale de société d’assurances étrangère, et du dirigeant principal d’une succursale de banque étrangère dans la surveillance et la gestion des activités de la succursale. Le projet de ligne directrice élargit la responsabilité quant à la surveillance des activités au Canada à l’ensemble de la « direction de la succursale ». Le BSIF s’attend à ce que la direction de la succursale ait une compréhension approfondie des activités de la succursale au Canada, des lois et règlements canadiens et des lignes directrices du BSIF applicables aux activités de la succursale.

Composition

Le projet de ligne directrice ne définit pas la composition de la direction de la succursale, mais le BSIF s’attend à ce que la composition de ce groupe soit proportionnelle à la taille et à la complexité des activités de l’entité étrangère qui tombent sous réglementation fédérale. Plus spécifiquement, la direction de la succursale se compose de personnes qui ont l'autorité et la responsabilité de superviser les activités au Canada pour l'entité étrangère ou au nom de celle-ci. La direction de la succursale peut inclure l’agent principal ou le dirigeant principal, selon le cas, et d’autres cadres supérieurs de l’assureur étranger ou de la banque étrangère, qu’ils soient situés au Canada ou ailleurs, comme l’établissement principal, ou une succursale de l’entité dans un autre pays.

Le BSIF s’attend à être informé des membres de la direction de la succursale et de leurs compétences. Le BSIF s’attend également à être informé d’avance de tous changements proposés quant aux membres de la direction de la succursale et à être informé de toute « circonstance pouvant nuire» à leur aptitude.

Responsabilités

Dans le cadre du projet de ligne directrice, le BSIF s’attend à ce que la direction de la succursale soit responsable de la mise en œuvre et de la supervision des éléments essentiels de l’entreprise, notamment :

• les objectifs, les stratégies et les plans d’affaires propres aux activités au Canada;
• les politiques et procédures de gestion des risques des opérations de la succursale;
• des contrôles de gestion des risques liés aux activités au Canada;
• des politiques et procédures de gestion des actifs et des passifs de la succursale; et
• des évaluations indépendantes de la pertinence et de l’efficacité de ces contrôles, politiques et procédures, qui peuvent être fournies par audit interne ou la gestion des risques ou par des tiers qualifiés.

Le BSIF s’attend à ce que la direction de la succursale ait une compréhension approfondie des lois, des règlements et des lignes directrices du Canada qui s’appliquent à la succursale, ainsi que de toute autre question de surveillance ou de réglementation liée aux activités sous réglementation fédérale de l’entité étrangère au Canada qui sont exercées par l’entremise de la succursale. Le BSIF s’attend à ce que la direction de la succursale reçoive des rapports complets et fréquents, suffisants pour répondre à ces attentes.

En supposant qu’une version de la ligne directrice E-4 semblable au projet de ligne directrice soit adoptée, les banques étrangères et les assureurs étrangers devraient envisager d’adopter une politique qui répond aux attentes du BSIF à l’égard de la direction des succursales. Cette politique pourrait préciser qui fera partie de la direction de la succursale, leurs responsabilités individuelles et collectives, la façon dont ils travailleront ensemble pour s'acquitter de leurs responsabilités et les exigences relatives aux rapports internes à la direction de la succursale. Nous nous attendons à ce que les membres de la direction de la succursale soient assujettis à la ligne directrice E-17 du BSIF, Évaluation des antécédents des administrateurs et dirigeants d’une entité fédérale, à laquelle sont actuellement assujettis les principaux dirigeants des banques étrangères et les principaux agents des assureurs étrangers.

De plus, les banques étrangères et les assureurs étrangers devraient revoir leurs politiques et procédures actuelles afin de déterminer quels changements devraient y être apportés, y compris ceux concernant les approbations et les exigences des rapports.

Administration des affaires au Canada

Ententes avec l’établissement principal de l’entité étrangère

Le projet de ligne directrice réitère les attentes actuelles du BSIF à l’égard de la consignation par écrit de toute entente d’impartition importante entre la succursale et l’établissement principal de l’entité étrangère; cette obligation incombera à la direction de la succursale après l'entrée en vigueur du projet de ligne directrice. Plus spécifiquement, le projet de ligne directrice exige que les accords prévoyant un flux de fonds entre l’établissement principal de l’entité étrangère et sa succursale soient clairement documentés et que les détails de ces ententes soient fournis au BSIF. La direction de la succursale doit fournir au BSIF un préavis de 30 jours de tout transfert de fonds proposé, ou de toute série de transferts de fonds proposés à l’établissement principal de l’entité étrangère qui s’écarte sensiblement du processus documenté fourni au BSIF.

Ces ententes écrites devraient satisfaire aux exigences de la Ligne directrice B-10 du BSIF sur l’Impartition d’activités, de fonctions et de méthodes commerciales.

Tenue des documents

La LSA et la LB exigent que les succursales préparent et tiennent à jour certains documents concernant leurs activités au Canada (les « documents ») Toutefois, le projet de ligne directrice passe de l’approche normative adoptée dans les lignes directrices E-4A et E-4B à une approche davantage fondée sur des principes.

Alors que les lignes directrices E-4A et E-4B énumèrent les types de documents visés par les exigences de la LSA et de la LB, le projet de ligne directrice ne précise pas les documents à tenir. Le projet de ligne directrice énonce plutôt que les documents doivent être mis à jour et exacts à la fin de chaque jour ouvrable et suffisamment détaillés pour permettre au BSIF d’examiner les activités de la succursale. Si le surintendant de la succursale prend le contrôle des actifs de la succursale au Canada, les documents doivent être suffisamment détaillés pour permettre au BSIF de gérer les actifs de la succursale au Canada avant la nomination d’un liquidateur et de permettre à un liquidateur de liquider les actifs de la succursale au Canada.

Lorsque ces documents sont stockés électroniquement, ils doivent pouvoir être reproduits sous forme écrite intelligible dans un délai raisonnable. Le BSIF s’attend à ce que ces documents soient accessibles et intelligibles sans coûts supplémentaires et en utilisant des applications commerciales facilement accessibles. La communication électronique de certains types de renseignements, comme les ententes de réassurance ou les dossiers sur des activités plus complexes, peut ne pas être suffisante pour l’examen du BSIF. Le BSIF peut demander que le document imprimé original soit disponible à la succursale, au besoin.

Les succursales assujetties à la LB doivent conserver des copies des documents à l’établissement principal au Canada de la banque étrangère ou à tout autre endroit au Canada que le dirigeant principal de la succursale juge approprié. Les succursales assujetties à la LSA doivent conserver des copies des documents à l’établissement principal de la société étrangère au Canada. Si les documents sont sous forme électronique, des copies complètes doivent être conservées sur un serveur informatique situé physiquement aux endroits prévus dans la LB et la LSA.

Le projet de ligne directrice indique que certaines succursales sont exemptées en vertu de la LB et la LSA de l’obligation de conserver des copies des documents aux endroits prévus au Canada. Dans ces circonstances, la succursale doit fournir au BSIF un « accès immédiat, direct, complet et continu » aux documents qui sont conservés à l’extérieur du Canada.

Surveillance des succursales

Le BSIF surveille les activités sous réglementation fédérale de l’entité étrangère au Canada, tandis que l’organisme de réglementation du pays d’origine est le principal organisme de réglementation de l’entité étrangère.

Évaluation prudentielle par le BSIF

L’entité étrangère est imputable au BSIF quant à ses activités au Canada, y compris sa conformité aux exigences législatives et réglementaires fédérales. Cette responsabilité incombe à la direction de la succursale. Le BSIF s’attend à ce que la direction de la succursale connaisse les résultats des travaux de surveillance du BSIF et qu’elle élabore et pilote une réponse appropriée aux attentes du BSIF, y compris celles découlant des travaux de surveillance.

Le BSIF est d’avis que la communication ouverte et continue entre la direction de la succursale et le BSIF contribue à promouvoir la confiance mutuelle nécessaire à une supervision efficace. Dans le cadre de sa surveillance, le BSIF entamera des discussions avec la direction de la succursale afin d’évaluer sa surveillance de ses propres activités sous réglementation fédérale au Canada. Le projet de ligne directrice énonce les attentes du BSIF d’être informé rapidement des questions de fond et des changements qui ont une incidence sur la gestion et les activités de la succursale, et que la direction de la succursale répondra en temps opportun et de façon exhaustive à toutes les communications et demandes de renseignements du BSIF.

Exigences législatives et attentes en matière de surveillance

Le projet de ligne directrice fait référence aux attentes du BSIF selon lesquelles toutes les entités étrangères exploitant une succursale au Canada respectent, en tout temps, les exigences législatives de la LB et de la LSA, ainsi que les attentes en matière de surveillance et de réglementation énoncées dans les lignes directrices du BSIF, y compris le projet de ligne directrice.

Lorsque le BSIF est d’avis que l’entité étrangère ne satisfait pas à ces exigences et attentes, il peut appliquer à l’entité étrangère des mesures de surveillance et de réglementation supplémentaires à l’égard de sa succursale.

Points à retenir

Comme il est mentionné ci-dessus, le BSIF a demandé à ce que les commentaires sur le projet de ligne directrice soient soumis d’ici le 18 décembre 2020. Le BSIF a indiqué qu’il prévoit publier la version finale de la nouvelle ligne directrice E-4 au printemps 2021. Le BSIF a indiqué qu’il mettrait à jour ses directives sur la gestion du risques et sur les fonds propres afin d’apporter des modifications conformes au projet de ligne directrice, comme l’a fait le BSIF lorsqu’il a mis à jour la ligne directrice sur la Gouvernance d’entreprise en 2018.

Les clients qui souhaitent discuter du projet de ligne directrice, d’une présentation éventuelle au BSIF relativement au projet de ligne directrice ou des régimes de conformité et de tenue des documents sont invités à communiquer avec les rédacteurs.