Améliorer la chaîne : enseignements tirés de l’ère de la COVID-19

La COVID-19 a entraîné de nombreux problèmes dans la chaîne d’approvisionnement qui demeurent au cœur des préoccupations des dirigeants de nombreux secteurs alors que les entreprises composent avec des nouvelles normes commerciales en constante évolution. Les relations et les processus propres aux chaînes d’approvisionnement doivent être repensés, précisés, surveillés et mis en place avec la diligence nécessaire pour protéger votre entreprise des menaces tant juridiques que liées à la réputation, particulièrement compte tenu de l’attention accrue accordée aux facteurs ESG.

Les considérations importantes relatives à la chaîne d’approvisionnement sont variées.

Tout d’abord, il y a le flux des marchandises, à savoir les produits entièrement fabriqués destinés à être distribués et vendus sur le marché canadien ou leurs intrants importés au Canada pour y être fabriqués. Pour gérer les défis qui y sont liés, une attention particulière doit être accordée aux mesures suivantes :

  • Contrôler les retards à la frontière grâce à des stratégies fondées sur le risque et faire le point sur les inventaires nationaux et étrangers;
  • Trouver des opportunités contractuelles pour mettre fin à l’approvisionnement en produits non essentiels ou trouver d’autres sources d’approvisionnement pour compléter les achats lorsque les fabricants fonctionnent à un rythme plus lent ou doivent cesser leurs activités;
  • Consolider les relations aux États-Unis et dans d’autres juridictions qui n’étaient peut-être pas au premier plan auparavant;
  • Tirer parti des possibilités de remise ou de report de droits à la frontière pour économiser sur les coûts immédiats des produits importés; et
  • Comprendre le danger inhérent au fait de dépendre d’une seule source d’approvisionnement pour les activités de distribution de marchandises au Canada. La diversification commerciale s’imposera bientôt comme un élément essentiel des stratégies d’approvisionnement à l’avenir.

Du côté du travail et de l’emploi, alors que les restrictions gouvernementales s’assouplissent et que les employeurs entrevoient un éventuel retour au bureau en présentiel dans les mois à venir, il importe de continuer de mettre l’accent sur la santé et la sécurité au travail et de veiller à ce que toutes les mesures nécessaires soient prises pour prévenir les éclosions en milieu de travail qui, en plus de menacer la santé et le bien-être de la main-d’œuvre, de leur famille, des partenaires commerciaux et de la communauté, constituent un risque majeur pour la chaîne d’approvisionnement en raison des ordonnances d’arrêt de quart de travail ou de fermeture d’une installation applicables en vertu de l’autorité des instances de santé publique. Bien que chaque lieu de travail nécessite une approche personnalisée, il faut tenir compte des points suivants :

  • Déterminer si et comment il convient d’encourager, d’inciter ou d’exiger que les employés se fassent vacciner tout en tenant compte des considérations relatives aux droits de l’homme, à la désinformation et à l’hésitation à l’égard des vaccins, ainsi qu’à la protection de la vie privée;
  • Limiter les entrées et les sorties du lieu de travail, et contrôler les mesures liées aux entrées (p. ex., dépistage, test antigénique rapide, etc.);
  • Repenser la configuration du lieu de travail, des effectifs et des mesures de désinfection (p. ex., espacement des quarts de travail, utilisation d’ÉPI, etc.);
  • Travailler avec les partenaires de la chaîne d’approvisionnement et comprendre leurs protocoles en lien avec la COVID-19 pour assurer la cohérence de l’approche; et
  • Veiller au suivi continu des recommandations et des exigences des instances gouvernementales et de santé publique pour assurer la conformité et les meilleures pratiques.

Accorder une attention particulière à un solide système de gestion des contrats qui permettrait par exemple aux clients de connaître leurs contrats importants, leurs contrats de chaîne d’approvisionnement, leurs contrats à risque de résiliation, etc. Les moyens ci-dessous contribuent également à gérer les risques :

  • Formaliser tout arrangement provisoire informel existant ou toute solution de contournement, ou rectifier tout écart par rapport à la pratique que les parties ne souhaitent pas voir perdurer après la perturbation;
  • Veiller à la rédaction minutieuse et à l’application en temps opportun des clauses de force majeure, des clauses d’effet négatif important, des clauses de résiliation ou des clauses de règlement des litiges;
  • Documenter les mesures d’atténuation et de conformité pendant les perturbations de la chaîne d’approvisionnement, ce qui constitue fréquemment une condition préalable à l’utilisation d’une clause de force majeure;
  • Améliorer les pratiques de tenue des dossiers pour documenter les interactions avec les contreparties pendant les perturbations de l’approvisionnement;
  • Instaurer des clauses de protection des données dans les contrats et d’autres stratégies de cybersécurité compte tenu de l’augmentation du partage des ressources en ligne due à la COVID-19;
  • Examiner attentivement les contrats pour repérer les dispositions utiles (p. ex., une clause de résiliation permettant à un fournisseur d’obtenir un avertissement précoce ou de procéder à une résiliation avant le dépôt d’une demande d’insolvabilité);
  • Comprendre les conséquences d’un cas de défaillance, notamment l’anticipation ou le report de certains droits;
  • Examiner si l’entente a été rendue « inexécutable » ou impossible à réaliser, ainsi que les recours possibles;
  • Évaluer la capacité de votre couverture d’assurance à répondre aux circonstances de perte; et
  • Tenir compte du devoir d’agir de bonne foi dans l’exécution contractuelle lors des communications avec les contreparties et de la gestion des perturbations (voir Bhasin, Callow, Wastech).

Les entreprises pourraient avoir tendance, tout comme les particuliers, à faire appel à leurs réseaux personnels pour obtenir du soutien en ces temps incertains. Cependant, les collaborations entre concurrents dans le cadre de certaines activités, par exemple les ententes sur le prix des produits ou des services, les niveaux de production et la répartition des clients ou des marchés, peuvent engendrer un risque antitrust important et une responsabilité pénale éventuelle. La pandémie a de plus exposé certaines des vulnérabilités de la chaîne d’approvisionnement au Canada et mis en évidence les conséquences potentielles d’un niveau de dépendance élevé vis-à-vis de l’étranger sur la santé et le bien-être publics.

  • Le Bureau de la concurrence a indiqué qu’il pourrait exercer son pouvoir discrétionnaire en matière d’application de la loi dans certaines circonstances compte tenu de la COVID-19 étant donné que certaines collaborations entre concurrents, dans des secteurs et des circonstances limités, peuvent être nécessaires pour assurer la fourniture continue de biens et de services « essentiels ».
  • À l’inverse, la surveillance des investissements étrangers s’est considérablement accrue pour ce qui est des industries potentiellement sensibles. Cette vigilance renforcée s’applique donc à tous les investissements dans les entreprises canadiennes liées à la santé publique ou à la fourniture de biens et de services essentiels aux Canadiens ou au gouvernement canadien, ainsi qu’à celles engageant des données personnelles sensibles.
  • Les entreprises doivent continuer de tenir compte des lois antitrust et des lois sur les investissements étrangers pour éviter de choisir par inadvertance une solution qui pourrait ne faire qu’empirer le problème.

Les défis en lien avec la chaîne d’approvisionnement sont variés. Les chefs d’entreprise doivent adopter une approche globale pour stabiliser leurs chaînes d’approvisionnement afin d’assurer leur réussite à long terme, en ne se limitant pas aux répercussions de la COVID-19. Les mesures suivantes peuvent vous aider à stabiliser les chaînes d’approvisionnement de votre organisation à long terme :

  • Examiner et évaluer les politiques, processus et contrôles connexes par rapport aux normes internationales;
  • Identifier les zones de risque juridique et commercial; et
  • Élaborer et mettre en œuvre des solutions (p. ex., améliorations des processus ou des politiques) pour atténuer ces risques.

Si les chaînes d’approvisionnement sont indispensables à la réussite de votre organisation, nous pouvons vous aider. Nos solutions de stabilisation des chaînes d’approvisionnement testées sur le marché ont permis à plusieurs de nos clients de rapidement revoir leurs contrats de chaîne d’approvisionnement à l’aide de la technologie d’IA et de mettre en œuvre et tester des solutions qui permettent à la fois de réduire les risques et de les protéger. N’hésitez pas à communiquer avec nous pour discuter de vos préoccupations particulières.

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