Mise à jour COVID-19 : Retour au bureau : une nouvelle réalité

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Questions et réponses avec les chefs d’entreprise

Lorsque la phase de « Confinement » a débuté en raison de la pandémie de la COVID-19 en mars 2020, les employeurs de pratiquement toutes industries confondues ont été contraints de rapidement déplacer le lieu de travail du bureau à la maison.

Bien que cette transition ait pu se dérouler de façon quelque peu chaotique dans de nombreux cas, il n’en demeure pas moins qu’elle fût finalement plus facile à effectuer que ce qui était envisagé au départ par les employeurs. Néanmoins, la transition à venir, celle du retour au bureau, soulève de nouvelles questions et pose de nouveaux défis. 

Lors de récentes discussions avec des chefs d’entreprise de différents secteurs, nous avons exploré les innombrables problèmes auxquels les organisations sont et/ou seront confrontées lors de du retour au bureau. Nous avons pensé qu’il serait utile de résumer les idées, les défis et les opportunités qu’ils ont partagés afin que vous puissiez vous préparer au retour au bureau de votre propre organisation.

  1. Quels ont été les avantages et les défis inattendus du télétravail ?

Malgré que le télétravail ait pu historiquement être mal perçu et abordé avec scepticisme, cette situation imposée par le confinement nous a appris que cela fonctionne. Les dirigeants et les entreprises qui ont adopté des méthodes de travail flexibles et reconnaissent désormais que leurs employés peuvent être productifs à la maison. Beaucoup ont pu réaffecter le temps qui était auparavant consacré au transport, et de nouvelles formes de collaboration ont conduit à une reprise du dialogue et à une diversité de pensée.

D’un autre côté, le télétravail a testé notre empathie naturelle. Sans interaction en personne, il est plus facile de ne pas saisir des indices importants qui nous indiquent comment nos collègues se portent. Les gens peuvent être se sentir cloisonnés et déconnectés.

Alors que les activités économiques reprennent sous une nouvelle normalité, les entreprises doivent apprendre à rester connectées et à prendre soin les unes des autres, même si leurs effectifs ne partagent pas le même espace physique.

  1. Quand les organisations devraient-elles ramener leur personnel au bureau ?

Le retour au bureau doit se faire sur une approche basée sur les besoins des entreprises, plutôt que de simplement se demander quand allons-nous revenir, les chefs d’entreprise devraient se demander qui a vraiment besoin d’être physiquement au bureau. Pour quelles raisons ? Et à partir de quand ?

Bien qu’une grande partie de la réponse à ces questions puisse être opérationnelle, il est important de se rappeler que la réponse peut également être personnelle. Il ne s’agit pas seulement de savoir quelles tâches nécessitent une présence physique, mais cela peut également englober d’autres enjeux, notamment les personnes qui doivent retourner au bureau parce qu’elles ont des difficultés à la maison ou ont des problèmes de santé mentale. Il peut également s’agir de personnes qui n’ont pas les ressources disponibles pour être productives et réussir à long terme à la maison.

  1. Comment les entreprises peuvent-elles assurer la sécurité des personnes et protéger leur culture ?

Les entreprises doivent se préparer à un retour au bureau pour leurs employés axé sur la santé et la sécurité. Cela signifie penser aux protocoles, à la signalisation, à la distanciation physique, à la reconfiguration, à la désinfection du lieu de travail et à ce qu’il faut faire en matière de dépistage et de recherche des points de contact.

Cela peut également signifier envisager des retours progressifs, où les gens reviennent graduellement par vagues, ou des retours alternés, où les gens travaillent à tour de rôle au bureau et à la maison.

Par le fait même, les entreprises doivent être conscientes que des retours progressifs ou alternés peuvent engendrer de nouveaux problèmes. Si certaines personnes travaillent de la maison alors que d’autres sont au bureau, les personnes peuvent être injustement avantagées ou défavorisées. Il s’agit d’une considération sérieuse et votre entreprise peut avoir besoin d’élaborer des règles à respecter pour un environnement de travail hybride.

  1. Comment les entreprises peuvent-elles garantir des « règles équitables » aux employés ?

Les entreprises devront éduquer les gestionnaires pour promouvoir des règles équitables. Les gestionnaires devraient chercher à comprendre les différents besoins et différentes circonstances propres à chaque employé et à prendre en compte un large éventail de considérations : la vie de famille, l’âge, la santé mentale, les déplacements domicile-travail, la viabilité de l’espace de travail et les ressources financières, en particulier lorsque ces considérations peuvent entraîner des mesures d’accommodement et des enjeux de droits de la personne.

À titre d’exemple, certaines personnes peuvent ne pas être en mesure de s’offrir la technologie nécessaire pour le télétravail. Si notre nouvelle réalité implique que des personnes doivent effectuer du télétravail sur une base régulière, la flexibilité et l’équité doivent être au premier plan et les employeurs doivent être prêts à répondre aux demandes d’accommodement qui nécessiteront une approche contextuelle et être légalement conformes.

  1. Comment les entreprises peuvent-elles aider une main-d’œuvre en déplacement ?

Un obstacle pour les entreprises ayant des bureaux dans les centres-villes est le trajet. Plusieurs personnes seront anxieuses d’utiliser le transport en commun. Cette préoccupation amène deux enjeux principaux :

  • La sécurité individuelle : ne demandez pas à vos employés de revenir tant qu’il n’est pas sécuritaire pour chaque personne individuellement de le faire ou jusqu’à ce que l’entreprise puisse équiper ces personnes avec des EPI permettant d’utilises le transport en commun en toute sécurité. Les gestionnaires doivent disposer des outils et de la discrétion nécessaires pour soutenir leur personnel à cet effet.
  • Afin de minimiser l’encombrement dans les transports en commun, les entreprises qui sont en mesure de travailler de manière productive sans être que la présence physique des employés soit requise ne devraient pas interférer avec le maintien des activités des entreprises essentielles et le retour des activités des entreprises qui ont besoin d’une présence physique de leurs employés. Ceux qui peuvent se permettre une transition lente devraient privilégier une telle approche.
  1. Comment les entreprises peuvent-elles repenser leur empreinte immobilière ?

Les entreprises peuvent avoir besoin ou vouloir repenser la façon dont elles utilisent leur espace de bureau. De nombreuses entreprises vont densifier ou reconfigurer leur espace existant. Cela ne signifie toutefois pas pour autant d’abandonner complètement les bureaux.

Pour de nombreuses entreprises, le bureau deviendra un carrefour social et collaboratif où les employés pourront interagir en personne et où les équipes pourront tenir des rencontres clients. Plutôt que de servir principalement de lieu de travail, les bureaux deviendront un lieu de connexion.

  1. La flexibilité du télétravail sera-t-elle une solution temporaire ou une pratique permanente ?

Personne ne peut dire avec certitude à quoi ressemblera l’avenir. Il se peut qu’on le soit témoins d’aller-retours avant qu’une pratique stable ne soit établie. Ceci dit, vu les avantages du télétravail, de nombreuses entreprises feront de la flexibilité le pilier central de notre nouvelle réalité face au retour au bureau.

Si ces questions vous tiennent à cœur et que vous souhaitez discuter des différents défis ou plans de votre organisation, n’hésitez pas à nous contacter. Nous aidons de nombreuses organisations de toutes industries confondues à élaborer leurs plans de « retour au travail » et sommes disponibles pour vous accompagner pendant cette période de transition.

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