Le gouvernement fédéral a introduit des obligations importantes pour les employeurs sous réglementation fédérale en ce qui concerne la prévention et le traitement des cas de harcèlement et de violence dans le lieu de travail. Le Règlement sur le harcèlement et la violence dans le lieu de travail (le « Règlement ») et les modifications apportées au Code canadien du travail (le « Code ») par le Projet de loi C-65, la Loi modifiant le Code canadien du travail (harcèlement et violence), la Loi sur les relations de travail au Parlement et la Loi no 1 d'exécution du budget de 2017, sont entrées en vigueur le 1^er janvier 2021 (« Projet de loi C-65 »). Les nouvelles exigences s'appliquent à tous les lieux de travail fédéraux visés par la Partie II du Code, y compris la fonction publique fédérale, le secteur privé sous réglementation fédérale et les lieux de travail parlementaires.

Contexte

Les employeurs sous réglementation fédérale sont depuis longtemps tenus d'assurer la santé et la sécurité de leurs employés, y compris les cas de harcèlement et de violence, conformément à la Partie II du Code. Le gouvernement actuel a estimé que le cadre fédéral précédent était fragmenté et que des changements étaient nécessaires pour traiter adéquatement les cas de harcèlements et de violences sexuels.

En réponse à ces problèmes, le gouvernement fédéral actuel a proposé le Projet de loi C-65, qui a reçu la sanction royale en octobre 2018. Le projet de loi visait à renforcer les dispositions du Code en créant une approche globale qui tient compte de l'ensemble du spectre du harcèlement et de la violence. Dans le cadre des modifications apportées au Code, la Partie XX (prévention de la violence) du Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail a été abrogée et remplacée par le Règlement.

Le nouveau cadre

En vertu du nouveau régime, les employeurs sous réglementation fédérale sont tenus de respecter un certain nombre d'obligations afin de s'acquitter de leurs devoirs en vertu du Code en matière d'enquête, de documentation, de signalement, de prévention et de formation concernant le harcèlement et la violence au travail, y compris le harcèlement sexuel et la violence sexuelle. Le nouveau cadre exige des employeurs qu'ils:

1. Préviennent les incidents de harcèlement et de violence;
2. Réagissent efficacement à ces incidents s’ils se produisent et lorsqu’ils se produisent;
3. Soutiennent les employés concernés.

Les aspects importants du nouveau cadre pour les employeurs sous réglementation fédérale sont résumés, en partie, ci-dessous :

 

Définition

Les modifications apportées au Code définissent le « harcèlement et la violence » comme suit :

« Tout acte, comportement ou propos, notamment de nature sexuelle, qui pourrait vraisemblablement offenser ou humilier un employé ou lui causer toute autre blessure ou maladie, physique ou psychologique, y compris tout acte, comportement ou propos réglementaire. »

Le partenaire concerné

Le Règlement impose une obligation conjointe à l'employeur et à son « partenaire concerné ». Le partenaire concerné varie d'un employeur à l'autre :

• le représentant en matière de santé et de sécurité, si l'organisation compte jusqu'à 19 employés;
• le comité local, si l'organisation compte entre 20 et 299 employés;
• le comité d'orientation, si l'organisation compte 300 employés ou plus.

Évaluation du lieu de travail

Les employeurs et leur partenaire concerné sont tenus d'évaluer et d'identifier conjointement les facteurs de risque, internes et externes au lieu de travail, qui contribuent au harcèlement et à la violence au travail. Dans le cadre de leur évaluation, ils doivent prendre en compte:

• la culture, les conditions, les activités et la structure organisationnelle du lieu de travail;
• les circonstances externes au lieu de travail, telles que la violence familiale, qui pourraient donner lieu à du harcèlement et de la violence au travail;
• les rapports, les dossiers et les données qui sont liés au harcèlement et à la violence au travail;
• la conception physique du lieu de travail; et
• les mesures mises en place pour protéger la santé et la sécurité psychologique au travail.

Dans les six mois suivants, l'identification des facteurs de risque, les employeurs et leur partenaire concerné doivent élaborer et mettre en œuvre des mesures préventives pour répondre aux facteurs de risque.

Politique de prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail

Les employeurs et leur partenaire concerné doivent élaborer conjointement une politique de prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail (la « Politique ») et la remettre aux employés. La Politique doit contenir un certain nombre d'éléments, notamment :

• l'énoncé de mission de l'employeur concernant la prévention et la protection contre le harcèlement et la violence dans le lieu de travail;
• une description des rôles respectifs de l'employeur, du bénéficiaire désigné, des employés et du partenaire concerné;
• un résumé de la formation qui sera dispensée, du processus de règlement, du processus d'urgence et de la manière dont l'employeur protégera la vie privée des personnes concernées;
• une description de tout recours dont peuvent se prévaloir les personnes concernées par un événement;
• une description des mesures de soutien mises à la disposition des employés; et
• le nom de la personne désignée pour recevoir une plainte.

Les évaluations du lieu de travail et la Politique doivent être revues conjointement tous les trois ans et, si nécessaire, mises à jour.

Procédure d’urgence

Les employeurs et leur partenaire concerné doivent élaborer, mettre à disposition et appliquer conjointement des procédures d'urgence qui doivent être appliquées si un événement ou une menace d'événement présente un danger immédiat pour la santé et la sécurité d'un employé. Ces procédures doivent être revues et, si nécessaire, mises à jour chaque fois qu'elles sont utilisées.

Formation

Les employeurs sont tenus d'élaborer et de dispenser une fois tous les trois ans une formation sur le harcèlement et la violence dans le lieu de travail à tous les employés (y compris les superviseurs et le destinataire désigné). La formation doit être adaptée au lieu de travail et doit comprendre les éléments suivants:

• les éléments de la politique de l’employeur sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail;
• une description de la relation entre le harcèlement et la violence dans le lieu de travail et les motifs de discrimination interdits par la Loi canadienne sur les droits de la personne; et
• des renseignements sur la façon de reconnaître, de minimiser et de prévenir le harcèlement et la violence.

La formation doit être achevée dans l'année qui suit l'entrée en vigueur du règlement (d'ici le 1er janvier 2022) et, pour les nouveaux employés, dans les trois mois qui suivent leur entrée en fonction.

Processus de règlement

Le Règlement fournit aux employeurs un processus de règlement détaillé et complet, y compris les exigences procédurales et les délais applicables. Les employeurs disposent d'une variété de processus de règlement des cas de harcèlement ou de violence dans le lieu de travail, comme les règlements négociés, les conciliations et les enquêtes officielles. Le Règlement permet à la victime présumée de harcèlement ou de violence au travail de participer davantage au processus de règlement que sous le régime réglementaire précédent. Notamment, les anciens employés peuvent déposer des plaintes en vertu du nouveau régime jusqu'à trois mois après la fin de leur emploi.

Le règlement fixe les échéances, les conditions dans lesquelles les processus doivent être utilisés et les étapes à suivre une fois qu'un avis d'incident est soumis. Par exemple, le destinataire de l'avis d'incident doit fournir une réponse dans les sept jours à la partie principale de la plainte, et doit s'efforcer de résoudre la plainte par un règlement négocié dans les 45 jours suivant la réception de l'avis.

Exigences en matière de dossiers et de rapports

Les employeurs sont tenus de conserver pendant 10 ans des dossiers détaillés sur la santé et la sécurité liés au harcèlement et à la violence dans le lieu de travail. Le Règlement exige que les employeurs fassent rapport au ministre, au plus tard le 1^er mars de chaque année, sur un certain nombre d'éléments, dont les suivants :

• le nombre total d'occurrences, et des précisions sur le nombre d'occurrences liées au harcèlement sexuel, au harcèlement non sexuel, à la violence;
• les types de relations professionnelles qui existaient entre la partie principale et les destinataires;
• les moyens de résolution des plaintes; et
• le temps moyen qu'il a fallu pour achever le processus de règlement d'un incident.

Au-delà de ces exigences, si un incident de harcèlement et de violence dans le lieu de travail entraîne un décès, l'employeur doit le signaler au ministère dans les 24 heures qui suivent la prise de connaissance du décès.

Conclusion pour les employeurs

Compte tenu de l'ampleur des nouvelles exigences, tous les employeurs sous réglementation fédérale devraient revoir et mettre à jour leurs politiques et procédures en matière de harcèlement et de violence dans le lieu de travail afin de se conformer au Règlement. 

Si vous avez des questions ou si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur la conformité au Règlement fédéral sur le harcèlement et la violence dans le lieu de travail, n'hésitez pas à contacter l'un des membres de notre groupe de Droit du travail.