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Séparation sans heurts — Liste de contrôle pour la résiliation de contrats

Le présent article est le premier d’une série de quatre visant à fournir aux organisations des listes de contrôle pratiques portant sur les composantes clés des contrats d’impartition. L’une des composantes clés à laquelle on ne prête pas suffisamment attention est la stratégie de sortie. Plus souvent qu’autrement, les pressions exercées afin de réaliser des économies de coûts immédiates dans les opérations d’impartition poussent les organisations à accepter des modalités de résiliation ou de rapatriement pouvant annihiler toutes les économies réalisées initialement. Non seulement les modalités de résiliation et de rapatriement peuvent protéger les organisations contre une telle érosion, mais elles peuvent également leur fournir un plus grand pouvoir au moment de négocier le renouvellement des contrats d’impartition, en plus d’atténuer le risque de différends à l’égard des droits de chacune des parties au cours du rapatriement.

Lorsqu’elles négocient un nouveau contrat d’impartition ou qu’elles procèdent au renouvellement d’un contrat existant, les organisations devraient prévoir une stratégie de sortie qui tient compte des questions suivantes :

  • Selon le type d’impartition, le fait de rapatrier les services à la fin de la relation contractuelle nécessitera-t-il un effort important de la part du fournisseur de services? Le cas échéant, envisagez de négocier les frais qui s’appliqueront aux services d’aide à la résiliation ou au rapatriement fournis par le fournisseur de services. De plus, déterminez si une partie de ces frais devrait être acquittée uniquement lorsque ces services auront été dûment accomplis.
  • À la fin de la relation contractuelle, aurez-vous accès à l’information dont votre organisation aura besoin afin : a) d’exécuter les services vous-même; ou b) de tenter d’engager un autre fournisseur de services pour accomplir les services? Sinon, envisagez de négocier des obligations aux termes desquelles le fournisseur de services est tenu de fournir l’information dont vous aurez besoin à cette fin, comme les documents des principaux systèmes, les manuels d’exploitation, les failles des processus ou les diagrammes architecturaux.
  • À la fin de la relation contractuelle, aurez-vous besoin des droits afin de faire l’acquisition de toute licence ou de tout actif que le fournisseur de services a utilisé ou utilise afin de fournir les services impartis? Le cas échéant, examinez la possibilité de négocier des dispositions prévoyant ce qui suit : a) la transparence à l’égard des actifs et des licences utilisés par le fournisseur de services afin d’accomplir les services; et b) le droit de faire l’acquisition de ces actifs et licences à des valeurs préétablies. Par exemple, vous pouvez être en mesure de négocier les modalités prévoyant : a) le retour des actifs initialement transférés au fournisseur de services; b) le droit de faire l’acquisition d’actifs au prix coûtant; c) le droit de faire l’acquisition d’actifs à des marges spécifiques; ou d) l’aide de la part du fournisseur de services en vue de se procurer des actifs auprès d’autres fournisseurs appropriés.
  • Quelle est la probabilité qu’un ou plusieurs employés clés du fournisseur de services deviennent indispensables pour les activités de la partie des services impartis de votre entreprise? Si la probabilité est élevée, envisagez la possibilité de négocier le droit de présenter des offres d’emploi à ces employés.
  • Quand aurez-vous besoin de vous prévaloir de vos droits à l’égard des services d’aide à la résiliation ou au rapatriement auprès du fournisseur de services? Prévoyez combien de temps avant l’échéance prévue au contrat vous aurez besoin de l’aide du fournisseur. Après trois à cinq ans, lorsque vous n’aurez plus l’expertise à l’interne, envisagez également si vous aurez besoin de l’aide du fournisseur de services afin de décrire clairement les services que vous recevrez dans une demande de proposition ou une demande d’information afin de comparer des pommes avec des pommes. Vous pouvez avoir besoin de cette aide plusieurs mois avant d’entamer les discussions en vue de renouveler ou de conclure de nouveaux contrats.

Bien qu’il soit difficile de prévoir de quelle façon se terminera un contrat, il est important de négocier des modalités de résiliation favorables lorsque vous êtes encore en position d’influence.