Spécialiste en facturation et recouvrement

Bureau

Montréal

Date de publication

20 janvier 2020

Type de poste

Permanent

Chez McCarthy Tétrault, nous offrons des perspectives de carrière stimulantes et enrichissantes et sommes fiers d’avoir été classés, en 2020, au Palmarès des 100 meilleurs employeurs du Canada pour la huitième année consécutive. Notre culture repose sur l’excellence professionnelle, la collaboration, l’innovation, le leadership éclairé et l’entrepreneuriat. Nous valorisons l’inclusion sous toutes ses formes et donnons aux membres du cabinet les outils et les occasions nécessaires pour leur permettre de se réaliser pleinement.

À titre de Spécialiste en facturation et recrouvrement, vous allez:

  • Établir des relations de travail efficaces avec les avocats responsables, parajuristes, adjointes juridiques et clients externes intervenant dans la facturation. Répondre à toute demande sur le processus de facturation et de recouvrement.
  • Assurer la saisie des temps dans les délais prescrits et le suivi auprès des avocats et parajuristes sur ce plan, au besoin. Préparer, imprimer et réviser les projets de factures en temps opportun, soit au mois, au trimestre ou à la demande. Au besoin, effectuer un suivi auprès d’autres intervenants concernés au cabinet et apporter d’éventuelles corrections selon les guides de facturation des clients ainsi que les normes et politiques du cabinet.
  • Préparer les factures et les transmettre aux avocats ou aux clients, suivant les besoins. Au besoin, assurer la transmission efficace des pièces justificatives au client par courrier, courriel ou téléversement dans un des divers sites de facturation électronique.
  • Créer des factures en format PDF, tabulaire ou XML pour la facturation électronique des services aux clients qui utilisent ce mécanisme. Communiquer avec l’équipe de la facturation électronique en cas d’échec de transmission d’une facture.
  • Remplir en ligne les rapports d’état et les budgets dans les systèmes de facturation électronique de certains clients en collaboration avec les avocats et les adjointes juridiques.
  • Assurer le suivi et la révision des travaux en cours, notamment auprès des avocats et parajuristes au besoin, pour que la facturation se fasse en temps opportun. Effectuer le suivi des dossiers conditionnels et clos, de même que des autres ententes de facturation progressive. Informer le gestionnaire/directeur des opérations financières du statut de ces dossiers, ce qui inclut les provisions nécessaires pour les travaux en cours.
  • Assurer le suivi de certains clients ou dossiers visés par une entente d’honoraires spéciale. Vérifier si les taux privilégiés et rabais sont appliqués à chaque facture visée. Surveiller l’atteinte des seuils et d’autres jalons de facturation, et informer du statut l’avocat responsable de la facturation. Soumettre des rapports et veiller au respect des ententes particulières.
  • Recouvrer les comptes débiteurs en souffrance/non réglés en suivant le protocole/la procédure prescrit(e) en temps opportun et de façon professionnelle, par téléphone, lettre ou courriel; utiliser le module Expert Collection du système Aderant.
  • Établir une stratégie/un plan hebdomadaire pour accélérer le paiement ou la résolution des comptes en souffrance conjointement avec les avocats responsables de la facturation, les adjointes juridiques et/ou les clients pour les comptes à risque élevé.
  • Informer les cadres supérieurs de la situation des comptes à des fins de suivi, le cas échéant. Obtenir et préparer la documentation à l’appui pour les mesures correctives demandées ou recommandées pour les comptes qui présentent un risque de crédit/une perte, au moyen de procédures en cas d’insolvabilité, d’une suspension de service, de recouvrement par un tiers ou de taxation.
  • Surveiller la performance du crédit et s’assurer que le client utilise le compte selon les modalités de l’entente, selon le cas.
  • Déterminer la cause des problèmes à la source et les résoudre en réduisant au minimum ou en éliminant les préoccupations ou les symptômes récurrents.
  • Coordonner, examiner et résoudre les divergences de paiement/compte afin d’inclure les paiements insuffisants, les paiements excédentaires, les paiements non identifiés ou mal appliqués, les erreurs de report, l’analyse des paiements et la documentation à l’appui dans les cas de demande ou de différend.
  • Téléphoner aux clients, obtenir l’information sur les cartes de crédit et traiter les paiements par carte de crédit en ligne au moyen d’un terminal virtuel, selon les besoins.
  • Préparer et présenter les rapports sur les travaux en cours et sur les risques des comptes débiteurs à l’avocat responsable de la facturation pour chaque portefeuille. Préparer différents rapports et feuilles de calcul pour faire état des temps, de la facturation, des comptes débiteurs, etc., destinés aux avocats ou aux parajuristes, et aux clients externes s’il y a lieu.
  • Mettre à jour une note de recouvrement dans le système Aderant en indiquant les activités quotidiennes du compte de client attribué.
  • Faire une revue hebdomadaire et indiquer la situation/les prochaines étapes/le plan d’action pour chaque compte qui est impayé depuis plus de 61 jours, et faire un rapport des résultats mensuels.
  • Être le contact principal pour les besoins financiers du compte d’un client. Effectuer des rapprochements de compte complexes en vue de résoudre tous les problèmes pouvant se présenter.
  • Faire la liaison entre les avocats/adjointes juridiques et le groupe des finances, et fournir de l’assistance pour les demandes comptables ou financières afin de satisfaire les besoins des clients.

Le ou la candidat(e) idéal(e) se distinguera par le profil suivant :

  • Études postsecondaires dans un domaine connexe.
  • Minimum de cinq années d’expérience pertinente, notamment liée au service à la clientèle, à la facturation, au recouvrement ou aux comptes débiteurs, de préférence dans un cabinet de services professionnels.
  • Bonne connaissance d’Aderant Expert ou d’un système de comptabilité comparable (un atout).
  • Accréditation de L’Institut canadien du crédit (un atout).
  • Grande polyvalence et excellente capacité de gestion du temps, d’organisation du travail et à travailler sous pression pour respecter les délais.
  • Aptitudes pour l’analyse et la résolution de problèmes.
  • Très grand souci du détail et sens de l’organisation.
  • Capacité à faire preuve de tact et de diplomatie dans les relations avec les clients internes et externes.
  • Souplesse pour effectuer des heures supplémentaires durant les périodes de pointe de facturation.
  • Très bonne communication écrite et orale (en français et en anglais au Québec).
  • Grande discrétion et grand respect de la confidentialité.

McCarthy Tétrault offre aux membres de son équipe :

  • Des avantages sociaux exceptionnels dès le premier jour incluant une assurance payée par le cabinet, le remboursement des frais de conditionnement physique et de scolarité, des cours de yoga sur place ainsi que des cours de langue seconde
  • Une rémunération concurrentielle et des congés généreux, y compris une journée pour activités bénévoles et un programme vous permettant de partir plus tôt les vendredis d’été
  • Des occasions de croissance et de perfectionnement professionnel à tous les échelons, selon une culture qui encourage et valorise pleinement la rétroaction fondée sur le dialogue
  • La possibilité de s’impliquer fréquemment dans la communauté et un engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion
  • Une culture axée sur la collaboration et la cohésion où les avocats et les équipes commerciales travaillent de concert à un objectif commun

Comment postuler :

Nous vous invitons à soumettre votre candidature à [email protected] . Nous remercions tous les candidats de leur intérêt à l’égard de McCarthy Tétrault; cependant, seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Nous regrettons de ne pouvoir répondre individuellement à tous les candidats. McCarthy Tétrault souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et favorise un milieu de travail inclusif, équitable et accessible. Nous vous encourageons à communiquer avec nous si vous avez besoin d’un accommodement dans le cadre du processus de recrutement.