L’éventail des documents que les banques et les autres institutions financières (IF) sous réglementation fédérale peuvent faire parvenir à leurs clients par voie électronique exclusivement s’élargira dès le 1^er juin 2011, date d’entrée en vigueur du Règlement sur les documents électroniques édicté par le gouvernement du Canada. Cela dit, les IF doivent d’abord obtenir le consentement de leurs clients. Le règlement vise principalement à délimiter les obligations à remplir pour que ce consentement soit valide.

Même si les lois provinciales sur le commerce électronique et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) sont en vigueur depuis près de dix ans, les dispositions de la LPRPDE sur les documents électroniques n’ont jamais visé les banques ni les autres IF sous réglementation fédérale. Par conséquent, le droit provincial a continué de s’appliquer, sous réserve de certaines obligations fédérales.

En 2005, la Loi sur les banques et d’autres lois fédérales portant sur les IF ont fait l’objet de modifications pour préciser les conditions selon lesquelles les documents et autres données pourraient être acheminés par voie électronique, mais l’application des nouvelles dispositions a été reportée jusqu’à l’établissement du règlement requis. Après presque cinq années de discussions, le Règlement sur les documents électroniques est pris dans sa version finale en novembre 2010 et entrera en vigueur le 1^er juin 2011. À cette date, les modifications réglementaires prendront également effet.

Le nouveau règlement prévoit, entre autres, ce qui suit :

• Avant de recueillir un consentement, l’IF doit aviser le destinataire : (i) de la possibilité de révoquer son consentement; (ii) de sa responsabilité de signaler tout changement d’adresse de courriel ou de numéro de télécopieur; (iii) de sa responsabilité de garder une copie des documents qui ne seront conservés par l’IF que pendant une certaine période; et (iv) du moment de la prise d’effet du consentement.
• Le consentement doit être accompagné de la liste des « avis, documents et autre information » qui peuvent être envoyés par voie électronique, et doit mentionner le nom du « système de traitement de l’information » que l’IF est disposée à utiliser.
• Si le destinataire consent à recevoir les documents par Internet, il suffira d’afficher ces derniers sur un site Web et de l’en aviser par courriel. C’est sans doute la méthode de transmission à privilégier, car elle est plus sûre.
• Le destinataire doit pouvoir consulter et conserver l’avis qui lui est destiné ainsi que le document de consentement.
• Si le consentement est donné oralement, les renseignements nécessaires qui auraient été donnés dans l’avis et le document de consentement doivent être envoyés au destinataire sans délai, sur support papier ou électronique.
• Aucune des obligations précédentes ne s’applique à la transmission unique d’un document électronique. Il s’agit là d’une importante exemption pour une IF qui exerce des activités de gestion patrimoniale et hypothécaire.
• Si l’IF ou le fournisseur de services de l’IF a des raisons de croire que le destinataire visé n’a pas reçu un document électronique, une version papier doit lui être envoyée. Toutefois, le document électronique est considéré comme transmis au destinataire visé s’il quitte le système de traitement de l’information sous la responsabilité de l’IF ou de la personne agissant pour elle, ou encore s’il est affiché ou offert par l’entremise du site Web sécurisé de l’IF.

Comme un consentement peut viser plusieurs documents précis, les IF saisiront probablement l’occasion d’y énumérer autant de documents que possible pour simplifier les opérations et réduire les coûts. Étant donné qu’un avis ou un consentement relevant du Règlement « doit être fait dans un langage clair et d’une manière simple et claire, et de façon à ne pas induire en erreur », il faut prendre soin de bien rédiger l’avis et le consentement pour pouvoir s’en prévaloir.

Le Bureau du surintendant des institutions financières du Canada contrôlera certainement de près le respect de ces obligations.