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Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario : Préparation de votre organisation au respect des dispositions

En moins d’un an, la plupart des organisations devront se conformer aux normes d’accessibilité pour les services à la clientèle (NASC) de la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO). Depuis le 1er janvier 2011, les NASC s’appliquent aux organisations gouvernementales désignées. À compter du 1er janvier 2012, elles s’appliqueront également à toutes les organisations qui offrent des biens ou services au grand public ou à d’autres tierces parties et qui comptent au moins un employé en Ontario. En résumé, la plupart des employeurs du secteur privé devront s’y conformer d’ici le 1er janvier 2012.

Comme nous l’avons déjà expliqué dans un précédent numéro du Trimestriel du droit du travail et de l’emploi, (volume 3, numéro 4), la LAPHO est une loi qui cherche à améliorer progressivement l’accessibilité des personnes handicapées grâce à la mise en place de « normes d’accessibilité » — au milieu bâti, à l’emploi, pour le transport, de l’information et des communications, et pour les services à la clientèle. D’après le Code des droits de la personne de l’Ontario, les organisations sont déjà tenues de mettre en place des mesures d’accommodement pour les employés handicapés qui offrent des biens et services à des tiers. Cela dit, les normes d’accessibilités de la LAPHO prévoiront plus d’obligations qui imposeront aux organisations de prendre des mesures proactives pour répondre aux besoins d’accommodement — des clients et des employés handicapés, par exemple.

Actuellement, seules les NASC ont force de loi. Elles imposent les obligations suivantes aux organisations en Ontario :

  • Établir des politiques, pratiques et procédures régissant l’offre de biens et services aux personnes handicapées, notamment la disponibilité d’appareils fonctionnels.
  • Veiller à ce que les animaux d’assistance et les personnes de soutien ne se voient pas refuser l’entrée dans les installations de l’organisation si le grand public ou des tierces parties ont accès aux locaux.
  • Aviser en cas de perturbation temporaire de services dont les personnes handicapées se servent normalement.
  • Veiller à ce que les personnes qui offrent des services au grand public ou à des tierces parties reçoivent une formation sur : (i) la façon d’interagir et de communiquer avec les personnes ayant divers types de handicaps; (ii) la façon de se servir des appareils ou dispositifs qui se trouvent dans les lieux du fournisseur et qui pourraient aider une personne handicapée et (iii) ce qu’il faut faire si une personne ayant un type particulier de handicap a de la difficulté à avoir accès aux biens et services du fournisseur.
  • Offrir une formation continue lorsque des modifications sont apportées aux politiques, pratiques et procédures de l’organisation.
  • Établir un processus de rétroaction pour recevoir les observations (y compris les plaintes) sur la façon dont l’organisation offre les biens ou services aux personnes handicapées, et y répondre.

Par ailleurs, toutes les organisations gouvernementales ainsi que les autres organisations comptant au moins 20 employés sont tenues de :

  • préparer des documents décrivant leurs politiques, pratiques et procédures;
  • déposer des rapports d’accessibilité au ministère;
  • remettre une copie des documents à toute personne handicapée dans un format qui tient compte de son handicap.

En plus de tenir compte des NASC, les organisations devraient commencer à s’intéresser à la proposition de norme d’accessibilité à l’emploi. Le 31 mai 2010, le gouvernement de l’Ontario a annoncé l’élaboration d’un projet de règlement intégré sur l’accessibilité (le « projet de règlement »), qui regrouperait en un seul règlement simplifié les normes d’accessibilité visant les secteurs de l’emploi, de l’information et des communications, et du transport.

Ce projet de règlement prévoit un calendrier de conformité, un cadre de référence pour les sanctions pécuniaires et la désignation du Tribunal d’appel en matière de permis comme organisme apte à instruire les appels relevant de la LAPHO. Pour le moment, les calendriers de conformité s’étalent de 2011 à 2025.

La norme d’accessibilité à l’emploi présentée dans la partie C du projet de règlement devrait avoir le plus d’effet sur les obligations des employeurs en matière de ressources et de coûts administratifs. Cette norme vise à aider les employeurs à offrir des occasions d’emploi égales aux personnes handicapées en supprimant les obstacles à l’emploi.

Les employeurs du secteur privé devraient prévoir le respect progressif des dispositions dans les dix prochaines années. La majeure partie des obligations doivent être respectées d’ici 2016 par les employeurs qui comptent plus de 50 employés et d’ici 2017 par ceux qui emploient moins de 50 personnes.

La norme d’accessibilité à l’emploi envisagée s’appliquera au recrutement, à l’embauche et à la fidélisation des employés rémunérés, notamment les salariés à plein temps, les salariés à temps partiel et les apprentis. Elle ne vise pas les employés non rémunérés, les bénévoles, les personnes suivant un programme d’alternance travail-études ni les élèves du secondaire participant à un programme d’initiation à la vie professionnelle. D’après le projet en cours, la norme d’accessibilité à l’emploi obligera les organisations à :

  • offrir une formation sur les exigences des normes d’accessibilité aux employés, et si le nombre d’employés est supérieur à 50, élaborer un document décrivant les politiques de formation;
  • établir, tenir à jour et mettre en œuvre des politiques régissant la mise à exécution des normes d’accessibilité. Ces politiques doivent prévoir une description de la façon dont l’organisation compte se mettre en conformité avec les normes d’accessibilité, ainsi qu’une déclaration d’engagement à répondre aux besoins des personnes handicapées. Comme nous l’avons mentionné ci-dessus, les employeurs comptant plus de 50 employés devront préparer un document séparé décrivant leur politique. Ils devront être en mesure de fournir un exemplaire de ce document à toute personne en faisant la demande, et ce, dans un format correspondant aux besoins de cette personne;
  • offrir des mesures d’accommodement aux personnes handicapées dans le cadre du processus de recrutement en informant, par exemple, les candidats que des mesures d’accommodement seront mises en place pour leur permettre de participer au recrutement et en informant les candidats sélectionnés que les ressources et processus utilisés aux fins d’évaluation seront disponibles dans un format accessible, sur demande;
  • élaborer des plans d’accommodement individuels pour les employés handicapés, à leur demande. Ces plans doivent évaluer individuellement les employés et prendre les dispositions nécessaires pour répondre à leurs besoins, déterminer les mesures d’accommodement à mettre en place, prévoir un échéancier pour la mise à disposition des mesures d’accommodement et comprendre des procédures individualisées d’évacuation en cas d’urgence. Ces exigences ne s’appliqueront qu’aux organisations gouvernementales et aux employeurs du secteur privé qui comptent plus de 50 employés;
  • donner de l’information électronique dans un nouveau format si l’emploi exige de travailler avec ce type d’information;
  • donner des renseignements personnalisés sur l’évacuation en cas d’urgence aux personnes handicapées;
  • prendre en compte les besoins en matière d’accommodement des employés handicapés dans le cadre des processus actuels de gestion du rendement, du perfectionnement professionnel et du redéploiement;
  • élaborer des procédures qui prévoient des plans d’accommodement individuels, le cas échéant, pour les employés retournant au travail après une blessure ou une maladie;
  • si le nombre d’employés est supérieur à 50, déposer au ministère des rapports annuels sur la conformité aux normes d’accessibilité et les soumettre à son approbation.

À noter qu’il s’agit uniquement de propositions d’exigences. D’après les commentaires reçus par le ministère dans le cadre du processus de consultation qui s’est terminé à l’automne 2010, ces obligations pourraient subir des modifications ou de nouvelles obligations pourraient voir le jour. Les prochains numéros du Trimestriel du droit du travail et de l’emploi présenteront ces changements.

Conseils aux employeurs

Votre organisation devrait se familiariser avec la LAPHO, en particulier les NASC, car à compter du 1er janvier 2012, elles lieront la plupart des organisations qui offrent des biens et services. Par ailleurs :

  • il faudrait constituer une équipe chargée de la conformité ou désigner une personne-ressource avant et après le 1er janvier 2012;
  • il faudrait réexaminer les politiques en vigueur et élaborer de nouvelles politiques et procédures qui répondent aux exigences;
  • il pourrait être utile de revoir les programmes de formation des employés (particulièrement des employés en contact direct avec les clients), ainsi que les contrats avec des tiers qui poseront peut-être des problèmes de conformité.

Même si les autres normes d’accessibilité n’ont pas encore été promulguées, ces obligations, comme l’indique le projet de loi relatif à la norme d’accessibilité à l’emploi, seront probablement importantes et de nature proactive et nécessiteront sans doute l'ajout de personnel et d’autres ressources pour assurer leur mise en œuvre. Par conséquent, il n’est jamais trop tôt pour se tenir informé de l’avancée de ces normes et d’autres règles.