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Contrôler les coûts de la preuve électronique grâce aux services de soutien au litige

En 2007 (soit la dernière année pour laquelle des statistiques peuvent être obtenues), les plus grandes sociétés d’Amérique du Nord ont indiqué qu’environ 40 % de leur budget total relatif aux litiges était consacré à la preuve électronique. Il ressort en effet que, pour certaines organisations, les coûts liés aux litiges prennent une ampleur telle que ces organisations choisissent de ne pas se pourvoir en justice et décident plutôt de régler à l’amiable.

La plupart des organisations, qu’elles soient publiques ou privées, grandes ou petites, n’ont pas de stratégie viable à l’égard de la preuve électronique. Le fait de ne pas adopter une démarche proactive fait en sorte que les coûts liés aux recours en justice deviennent prohibitifs même pour les parties disposant de grandes ressources financières. Afin d’atténuer les coûts liés aux litiges, les parties et leurs conseillers juridiques doivent élaborer et mettre à exécution à ce chapitre un plan qui prévoit une démarche progressive, réglée et constructive à l’égard de la preuve électronique. Dans cette perspective, le recours à des spécialistes et techniques de la gestion des litiges se révèle essentiel dans le cadre d’une démarche globale de gestion de projet en matière de litige.

Toutes les organisations devraient prendre les deux mesures suivantes maintenant, avant qu’un litige survienne, afin d’éviter que les coûts du litige et de la preuve électronique n’aient éventuellement pour effet de les paralyser ou de les mettre en faillite :

  1. Adoptez une attitude proactive, et non passive, en matière de gestion de l’information. Même si la gestion de l’information constitue la première étape du modèle appelé Electronic Discovery Reference Model (à l’adresse EDRM.net), la plupart des organisations n’ont pas de plan de gestion de l’information ou de gouvernance de l’information. La plupart des organisations tendent plutôt à commencer à organiser leur information uniquement après qu’elles ont reçu une demande de preuve électronique, et se voient alors contraintes de commencer par l’étape intermédiaire du processus, soit la collecte. Or, le fait d’amorcer le processus à l’étape intermédiaire peut avoir un effet chaotique sur la preuve électronique, ce qui en accroît les coûts.
  2. Préparez-vous à ce que les documents soient examinés tant par des ordinateurs que par des personnes. Les organisations devraient se préparer en conséquence car, dans un proche avenir, il sera normal de procéder à la sélection aléatoire de renseignements stockés sous forme électronique. Les organisations qui se préparent à utiliser des méthodes avancées de production de la preuve électronique devant le tribunal vont vraisemblablement empêcher leurs coûts de monter en flèche.

À l’heure actuelle, les documents électroniques sont examinés un à la fois, ou en petits lots, comme les chaînes de courriels. Or, chaque personne reçoit et envoie en moyenne 30 000 courriels par année. Compte tenu de l’importance de ce volume, un examen linéaire est impossible. Le fait de confier à d’autres avocats un examen en fonction de la pertinence et du secret professionnel se révèle coûteux et l’impartition de l’examen des documents à des avocats dont les honoraires sont moins élevés ne fait que déplacer le problème des coûts sans le résoudre. La plupart des outils utilisés permettent à une personne de prendre des décisions quant à 50 à 100 documents par heure. À ce rythme, une personne, au cours d’une semaine de 40 heures, prend des décisions à l’égard de 3 000 documents. Pour l’entreprise qui compte en moyenne 1,5 million de documents à examiner, le temps et les coûts exigés par cet examen peuvent être très prohibitifs.

Les produits qui offrent uniquement des recherches par mots-clés, quelle que soit leur efficacité, ne permettent pas de résoudre efficacement la question de la preuve électronique. Les technologies qui permettent d’obtenir plus rapidement des résultats sont notamment les suivantes : le regroupement de textes (regroupe les documents ayant un contenu commun), l’indexation sémantique latente (interprète le sens de ce qui est écrit) et l’analyse statistique bayésienne avancée (utilise le résultat de l’examen fait par des personnes pour améliorer les résultats de groupage).

Un spécialiste de la preuve électronique, qui utilise un plan de projet bien structuré, peut aider votre organisation à choisir une technique d’examen structuré avancée ainsi que la bonne technologie. Les techniques avancées en matière de préparation de la preuve électronique, comme l’échantillonnage, sont essentielles lorsqu’un examen manuel de tous les documents est impossible. Avec l’échantillonnage, la preuve électronique relève autant de la recherche documentaire que du droit. Les techniques statistiques avancées, comme un examen portant uniquement sur des échantillons représentatifs de documents, peuvent considérablement réduire la charge de travail. La taille d’un échantillon peut être relativement petite à la condition d’être correctement randomisée. Cependant, le responsable de la sélection (et l’utilisateur) doit comprendre les aspects mathématiques en cause.

Le choix de la bonne technologie est aussi essentiel, car certains logiciels peuvent ne pas résister à la pression exercée par le volume important engendré par certains dossiers de preuve électronique. Ainsi, les index des bases de données peuvent être altérés, les balises identifiant les documents peuvent disparaître soudainement ou, au mieux, l’application peut procéder à l’indexation avec lenteur.

Or, les applications et solutions statistiques coûteuses ne constituent pas le seul choix. Parfois, des décisions simples peuvent se traduire par une réduction des coûts. Ainsi, la conversion du format des données peut être onéreuse, et il est donc presque toujours moins coûteux de garder les données dans leur format d’origine. Cette façon de procéder est particulièrement valable lorsque des formats de fichiers d’origine peuvent être échangés avec l’autre partie; la production de fichiers d’origine, plutôt qu’en format TIFF ou PDF, permet aussi souvent de réduire les coûts de production suivant un ratio de deux à cinq.

Un spécialiste d’expérience en assistance au litige, doté d’un plan de projet réalisable, peut offrir aux organisations et à leurs avocats des options efficaces pour gérer un projet de preuve électronique, et il peut appliquer des stratégies qui concordent avec la stratégie de litige tout en contrôlant les coûts. En gérant de façon proactive les ensembles de données importants en vue d’un processus efficace de production de la preuve électronique, vous éviterez un nombre incalculable d’heures facturables par des avocats. En outre, une bonne exécution du projet peut aussi permettre à votre avocat chargé du litige de poursuivre votre cause de la manière la plus avantageuse pour vous.

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