Analyste de la facturation

Bureau

Montréal

Date de publication

09 juillet 2019

Type de poste

Permanent

RESPONSABILITÉS

  • Établir des relations de travail efficaces avec les avocats, parajuristes, adjointes juridiques et clients externes intervenant dans la facturation. Répondre à toute demande sur le processus de facturation.
  • Assurer la saisie du temps dans les délais prescrits et effectuer le suivi auprès des avocats et parajuristes, au besoin. Préparer, imprimer et réviser les projets de factures en temps opportun, soit au mois, au trimestre ou à la demande. Au besoin, effectuer un suivi auprès d’autres intervenants concernés et apporter d’éventuelles corrections selon les guides de facturation des clients ainsi que les normes et politiques du cabinet.
  • Préparer les factures et les transmettre aux avocats, suivant les besoins.
  • Assurer le suivi et la révision des travaux en cours, notamment auprès des avocats et parajuristes au besoin, pour que la facturation se fasse en temps opportun. Effectuer le suivi de la facturation des dossiers ayant des ententes particulières (honoraires conditionnels, facturation à la clôture, facturation progressive). Informer le contrôleur régional ou le directeur de la facturation du statut de ces dossiers.
  • Préparer différents rapports et feuilles de calcul faisant état du temps, de la facturation, des comptes débiteurs, etc., destinés aux avocats ou aux parajuristes, et aux clients externes s’il y a lieu.
  • Assurer la transmission efficace des factures et des pièces justificatives au client par courrier, courriel ou téléversement dans un des divers sites de facturation électronique.
  • Communiquer avec le Service des finances pour vérifier que les codes et les modalités contractuelles des clients sont à jour, et pour garantir le respect des procédures.
  • Communiquer avec l’équipe de la facturation électronique en cas d’échec de transmission d’une facture.
  • Remplir en ligne les rapports d’état et les budgets dans les systèmes de facturation électronique de certains clients en collaboration avec les avocats et les adjointes juridiques.
  • Assurer le suivi de certains clients ou dossiers visés par une entente d’honoraires spéciale. Vérifier que les taux privilégiés et rabais sont appliqués à chaque facture visée. Surveiller l’atteinte des seuils et d’autres jalons de facturation, et informer l’avocat responsable du statut de la facturation. Soumettre des rapports et veiller au respect des ententes particulières.
  • Effectuer le premier recouvrement auprès des clients externes. Communiquer à l’avocat responsable de la facturation tout doute ou problème lié à la facturation pour qu’il donne ses directives. Annuler et produire une nouvelle facture au besoin ou créer des notes de crédit en suivant les politiques du cabinet. Confier le suivi d’éventuels cas de recouvrement difficile au Service du recouvrement.
  • Obtenir les renseignements relatifs à l’identification des clients (« KYC») et tout autre renseignement requis pour l’ouverture de nouveaux dossiers.

QUALIFICATIONS

  • Études postsecondaires en comptabilité ou expérience de travail jugée équivalente.
  • Minimum de trois années d’expérience pertinente, notamment liée au service à la clientèle, à la facturation, au recouvrement ou aux comptes débiteurs, de préférence dans un cabinet de services professionnels.
  • Bonne connaissance d’Aderant Expert ou d’un système de comptabilité comparable (un atout).
  • Solides compétences en gestion du temps, capacité de gérer plusieurs tâches et de travailler sous pression pour respecter les délais.
  • Aptitudes pour l’analyse et la résolution de problèmes.
  • Très grand souci du détail et sens de l’organisation.
  • Connaissance de la terminologie des affaires et du milieu juridique.
  • Capacité à faire preuve de tact et de diplomatie dans les relations avec les clients internes et externes.
  • Souplesse pour effectuer des heures supplémentaires durant les périodes de facturation de pointe.
  • Très bonne communication écrite et orale (en français et en anglais pour au Québec).
  • Grande discrétion et grand respect de la confidentialité

Les candidats qualifiés sont invités à soumettre leur curriculum vitae en toute confidentialité à l’adresse suivante: [email protected] 

McCarthy Tétrault souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et favorise un milieu de travail inclusif, équitable et accessible. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt à l’égard de McCarthy Tétrault; cependant, seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Nous regrettons de ne pouvoir répondre individuellement à tous les candidats.