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Adjoint(e) exécutif(ve) - MT>iplus

Services

MT❯iplus

Bureau

Montréal

Date de publication

10 novembre 2021

Type de poste

Permanent

Chez McCarthy Tétrault, nous offrons des perspectives de carrière stimulantes et enrichissantes et sommes fiers d’avoir été classés, en 2021, au Palmarès des 100 meilleurs employeurs du Canada et au Palmarès des meilleurs employeurs pour la diversité au Canada pour la neuvième année consécutive. Notre culture repose sur l’excellence professionnelle, la collaboration, l’innovation, le leadership éclairé et l’entrepreneuriat. Nous valorisons l’inclusion sous toutes ses formes et donnons aux membres du cabinet les outils et les occasions nécessaires pour leur permettre de se réaliser pleinement.

Pour répondre à la demande des clients à la recherche d’une offre nationale de services plus ciblée en immigration, McCarthy Tétrault a fait évoluer sa pratique existante en droit de l’immigration et a lancé MT>iplus. En vous joignant à notre talentueuse équipe composée d’avocats et de professionnels du droit, vous aurez la chance de collaborer avec des gens compétents, animés par une volonté d’atteindre l’excellence au sein d’une équipe qui travaille dans un esprit de collaboration et de collégialité.

À titre d’adjoint(e) exécutif(ve), vous aurez les responsabilités suivantes :

Soutien au leader de la division

  • Gérer un emploi du temps et une charge de travail complexes. Établir une méthode systématique pour faire le suivi des échéances et de la réalisation des tâches.
  • Assurer la liaison entre le leader de la division et les autres membres du cabinet, agir comme personne-ressource.
  • Afin de gagner efficacement du temps, anticiper ses besoins en gérant une liste de priorité, son emploi du temps et sa charge de travail, et en s’assurant que l’information est préparée adéquatement en vue des réunions, y compris des breffages quotidiens ou hebdomadaires; créer et gérer la documentation appropriée avant les réunions et en coordonner la réception.
  • Gérer de façon indépendante le calendrier du leader de la division en planifiant des rendez-vous, en anticipant les besoins et les changements, et en décalant les réunions au besoin.
  • Partager son temps afin de soutenir d’autres avocats et adjointes juridiques; cette responsabilité fait partie intégrante des fonctions.

Gestion des documents, des dossiers et des nouveaux mandats 

  • Préparer, modifier, mettre en forme, imprimer, numériser et réviser la correspondance, les notes de service, les rapports, des documents promotionnels, des présentations ou tout autre document conformément aux exigences établies par le groupe de pratique.
  • Gérer les dossiers en accomplissant notamment ce qui suit : maintenir et utiliser un système de classement et d’extraction ordonné afin qu’il soit facile de consulter les documents papier d’archives ou les dossiers électroniques; organiser les dossiers électroniques et sauvegarder les documents dans le système de gestion de documents conformément aux exigences établies par le groupe de pratique.
  • Établir une méthode systématique et agir de façon proactive pour faciliter l’attribution des nouveaux mandats aux différents membres de l’équipe.

Fonctions administratives 

  • Aider mensuellement au traitement et à la signature des préfactures.
  • Recevoir, traiter, filtrer et diriger les appels reçus, selon les directives des avocats; répondre aux demandes de renseignement courantes et aux demandes des clients; prendre les messages au besoin.
  • Surveiller les courriels, évaluer les priorités, rassembler l’information pertinente, prendre les mesures appropriées et préparer des réponses.
  • Fournir un soutien constant lorsque les autres adjointes sont absentes.
  • Effectuer d’autres tâches assignées.

Le ou la candidat(e) idéal(e) se distinguera par le profil suivant :

  • Diplôme d’adjoint(e) juridique, ou diplôme d’études collégiales en administration de bureau ou l’équivalent.

  • Au moins dix (10) années d’expérience à titre d’adjoint(e) juridique ou d’adjoint(e) administrative, de préférence dans un milieu de services professionnels.

  • Pensée critique nécessaire en vue de planifier, d’organiser et de résoudre les problèmes de façon proactive.

  • Fait preuve de leadership, d’efficacité et d’initiative dans l’exécution de ses tâches.

  • Excellente capacité de gestion, d’organisation et capacité à travailler sous pression afin de respecter les délais importants.

  • Haut niveau de discrétion et de confidentialité, et capacité à traiter de l’information extrêmement sensible.

  • Bilinguisme (français et anglais, oral et écrit).

  • Une connaissance des formalités d’immigration et des différents organismes gouvernementaux sera considérée comme un atout.

Les candidats qualifiés sont invités à soumettre leur curriculum vitae en toute confidentialité à l’adresse suivante: [email protected]

McCarthy Tétrault souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et favorise un milieu de travail inclusif, équitable et accessible. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt à l’égard de McCarthy Tétrault; cependant, seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Nous regrettons de ne pouvoir répondre individuellement à tous les candidats.

Politique de vaccination :

Veuillez noter que tous les candidats recevant une offre conditionnelle d’emploi de McCarthy Tétrault devront fournir une preuve attestant qu’ils sont pleinement vaccinés contre la COVID-19 avec un vaccin approuvé par Santé Canada, comme condition préalable à l’emploi, et qu’ils devront s’assurer de maintenir leur statut de pleine vaccination pour assurer leur emploi continu et fournir la preuve de ce statut sur demande. McCarthy Tétrault examinera les demandes d’exemption de cette obligation provenant de candidats qui ne peuvent pas être vaccinés pour des raisons médicales ou autres.