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Nouvelles procédures de notification et d’accès – Simplification du processus de transmission des documents reliés aux procurations – Prudence toutefois!

Les autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) ont-elles enfin pris le virage numérique quant à la transmission des documents reliés aux procurations? Les ACVM l’espèrent très certainement.

Les moyens de communication électronique étant omniprésents et le nombre de courses aux procurations allant croissant, les émetteurs doivent impérativement pouvoir recourir à des moyens de communication en ligne efficaces, fiables et économiques avec les porteurs inscrits et les propriétaires véritables de leurs titres. Les ACVM ont arrêté opportunément la version définitive de leurs nouvelles règles simplifiant ces procédures, donnant aux émetteurs la possibilité, pour les assemblées ayant lieu à compter du 1er mars 2013, de transmettre un jeu de documents de notification simplifié (au lieu d’un jeu complet de documents imprimés reliés aux procurations) qui donne des précisions sur la manière de se procurer des documents reliés aux procurations en ligne ou imprimés.

Avant de mettre en œuvre ces « procédures de notification et d’accès » facultatives, les émetteurs devraient d’abord vérifier si leurs propres statuts et règlements administratifs, de même que le droit des sociétés applicable, le permettent. Des observateurs ont fait remarquer que plusieurs lois sur les sociétés canadiennes pourraient être contraires aux nouvelles règles. Certaines de ces incompatibilités sont décrites ci-après; nous recommandons toutefois aux émetteurs de communiquer avec nous quant à l’opportunité pour eux de recourir aux nouvelles procédures de notification et d’accès pour la sollicitation de procuration en 2013.

Contexte des nouvelles règles

Les nouvelles règles, qui ont pris effet le 11 février 2013, modifient le Règlement 54-101 sur la communication avec les propriétaires véritables des titres d’un émetteur assujetti et le Règlement 51-102 sur les obligations d’information continue. Les modifications les plus notables comprennent, notamment, l’introduction des « procédures de notification et d’accès », la simplification du processus de désignation d’un propriétaire véritable comme détenteur de procuration et l’obligation pour les émetteurs assujettis de présenter de l’information plus détaillée sur le processus de vote des propriétaires véritables. Les modifications précisent en outre que les procédures de notification et d’accès peuvent être utilisées dans le cadre d’une sollicitation de procurations qui n’est pas faite par la direction.

Procédures de notification et d’accès

Selon les procédures de notification et d’accès, l’émetteur assujetti peut transmettre les documents reliés aux procurations en affichant la circulaire de sollicitation de procurations pertinente et, le cas échéant, d’autres documents reliés aux procurations sur SEDAR et un autre site Web que celui de SEDAR. L’émetteur doit aussi envoyer un avis aux porteurs inscrits et aux propriétaires véritables pour les informer que les documents reliés aux procurations ont été affichés et leur expliquer comment y accéder. Les fonds d’investissement ne peuvent suivre ces procédures.

L’émetteur assujetti qui utilise ces procédures pour la première fois doit déposer au moyen de SEDAR un avis de la date de l’assemblée et de la date de clôture des registres contenant des renseignements sur l’assemblée et l’utilisation des procédures de notification et d’accès, au moins 25 jours avant la date de clôture des registres pour l’avis. Pour les assemblées postérieures, l’avis de la date d’assemblée et de la date de clôture des registres doit être envoyé au moins trois jours avant la date de clôture des registres pour l’avis. Pour les émetteurs qui utilisent les procédures de notification et d’accès, la date de clôture des registres doit tomber au moins 40 jours avant une assemblée.

Selon les nouvelles procédures, l’avis donné aux actionnaires peut être envoyé par la poste ou, si le destinataire y consent, par voie électronique. L’émetteur qui utilise les procédures de notification et d’accès doit expliquer en langage simple les procédures de notification et d’accès dans son avis. L’avis doit contenir certains renseignements, notamment la date, l’heure et le lieu de l’assemblée, les questions qui seront soumises au vote, l’adresse de SEDAR et de tout autre site Web où les documents reliés aux procurations sont affichés et la manière d’obtenir un exemplaire imprimé de la circulaire de sollicitation de procurations ou d’autres documents. Les intermédiaires peuvent obtenir des propriétaires véritables qui sont leurs clients des instructions permanentes pour que des exemplaires imprimés leur soient envoyés chaque fois que l’émetteur suit les procédures de notification et d’accès.

Processus de désignation d’un propriétaire véritable comme détenteur de procurations

Les modifications simplifient le processus par lequel les propriétaires véritables sont désignés comme détenteurs de procurations, les émetteurs et intermédiaires pouvant plus facilement établir leurs propres arrangements particuliers. La direction de l’émetteur ou l’intermédiaire doit désigner un propriétaire véritable non opposé ou son prête-nom comme détenteur de la procuration si le propriétaire véritable non opposé en a donné instructions écrites à la direction. Le propriétaire véritable non opposé ou le prête-nom doit être habilité à assister aux assemblées, à y voter et à y agir de quelque autre manière pour le compte de la direction sur toutes les questions à l’ordre du jour de l’assemblée, à moins que le droit des sociétés ne permette pas de lui donner cette autorisation.

Information plus détaillée sur le processus de vote des propriétaires véritables

Bien qu’aux termes des règles actuellement en vigueur, les documents reliés aux procurations doivent renfermer de l’information sur la manière dont un propriétaire véritable peut exercer ses droits de vote, les modifications obligent en outre les émetteurs à donner de l’information :

  • si les documents reliés aux procurations sont envoyés selon les procédures de notification et d’accès et, en cas de recours à l’assemblage, les types d’actionnaires qui recevront des exemplaires imprimés des documents;
  • si les documents sont envoyés directement aux propriétaires véritables non opposés;
  • si l’émetteur a l’intention de payer un intermédiaire pour envoyer les documents aux propriétaires véritables opposés et, dans la négative, une déclaration selon laquelle les propriétaires véritables opposés n’obtiendront ces documents que si leur intermédiaire assume les frais d’envoi.

Nous soulignons une légère ambiguïté dans le libellé de la nouvelle règle quant à l’obligation d’information si l’émetteur ne suit pas les procédures de notification et d’accès. La Commission des valeurs mobilières de l’Ontario nous a confirmé que la règle ne vise pas à obliger les émetteurs à fournir cette information négative. Nous croyons savoir que les ACVM ont l’intention de publier des directives sur différents aspects de la règle, notamment une confirmation à ce sujet.

Obligations en droit des sociétés relativement aux procédures de notification et d’accès

Bien que les procédures de notification et d’accès aient été publiées aux termes de la législation en valeurs mobilières, les émetteurs doivent toujours se soumettre aux obligations applicables en droit des sociétés avant de mettre en œuvre les procédures de notification et d’accès. Les procédures de notification et d’accès modifient le mode de livraison par défaut des documents reliés aux procurations en un simple avis quant à la manière dont on peut se procurer les documents par voie électronique et demander des exemplaires imprimés (l’obligation de chercher ou de demander les documents revenant ainsi aux destinataires), tandis qu’en droit des sociétés, les circulaires de sollicitation de procurations doivent en général être envoyées par la poste, à moins que l’actionnaire n’ait choisi de recevoir les documents par voie électronique. Bien que cette modification ait été soigneusement examinée et planifiée aux fins de la législation en valeurs mobilières, la législation sur les sociétés n’est pas homogène quant à la manière d’envisager et de mettre en œuvre ce moyen de mettre à la disposition des actionnaires les documents relatifs aux assemblées. Nous donnons ci-après des exemples d’incompatibilité qu’il conviendrait d’examiner.

La LCSA et la législation inspirée de la LCSA

La Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA) et la législation inspirée de la LCSA, notamment la Loi sur les banques et la Loi sur les sociétés d’assurance, prévoient que tous les documents reliés aux procurations doivent être « envoyés » aux actionnaires. Les intermédiaires sont aussi tenus d’« envoyer » les documents aux propriétaires véritables avant de pouvoir exercer les droits de vote rattachés à leurs actions. On peut respecter ces obligations en envoyant les documents par courrier ordinaire ou en les remettant en mains propres. La LCSA permet expressément la transmission par voie électronique de quelque avis ou document seulement si l’actionnaire y a consenti par écrit et a désigné un « système d’information » pour la réception de documents électroniques (notamment une adresse de courriel) et le document est transmis au système d’information ainsi désigné. Selon notre interprétation de ces dispositions de la LCSA, les sociétés régies par la LCSA qui souhaitent utiliser les procédures de notification et d’accès devront obtenir le consentement exprès de leurs actionnaires.

Législation provinciale

Bon nombre de lois provinciales s’inspirent de la LCSA quant aux obligations générales relatives à la transmission de documents aux actionnaires par courrier ou remis en mains propres. En Ontario et en Alberta, toutefois, la législation sur les sociétés prévoit que ces documents peuvent être transmis par voie électronique conformément à leur législation respective sur le « commerce électronique ». Aux termes de cette législation sur le commerce électronique, la partie qui accepte la transmission doit consentir à la réception de documents électroniques; toutefois, les émetteurs peuvent contourner cette obligation, dans certaines circonstances, en supposant le consentement.

Contrairement à la LCSA, la Loi sur les sociétés par actions (Québec) (LQSA) et la loi de la Colombie-Britannique intitulée Business Corporations Act (BCBCA) ne renferment aucune règle en matière de sollicitation de procurations (comme l’obligation pour une personne d’envoyer une circulaire de sollicitation de procurations aux actionnaires dont elle sollicite les procurations). Toutefois, afin de respecter leurs obligations en vertu de la législation sur les sociétés, les émetteurs régis par la LQSA et la BCBCA qui utilisent les procédures de notification et d’accès dans le cadre d’assemblées extraordinaires d’actionnaires doivent veiller à ce que l’avis envoyé aux actionnaires contienne un énoncé suffisamment détaillé des questions extraordinaires à l’ordre du jour de l’assemblée pour permettre aux actionnaires de se former un jugement éclairé sur celles-ci, ainsi que le texte de toute résolution spéciale à soumettre à l’assemblée. Étant donné que les procédures de notification et d’accès limitent la portée de l’information qui peut être incluse dans des documents reliés aux procurations envoyés sans une circulaire de sollicitation de procurations, les émetteurs devraient examiner attentivement la préparation de ces avis.

La loi intitulée Business Corporations Act (Saskatchewan) (SBCA), largement inspirée de la LCSA, semble prévoir un régime analogue aux procédures de notification et d’accès, et les émetteurs de la Saskatchewan devraient donc avoir moins de difficulté à interpréter leurs obligations en vertu de la législation sur les sociétés. La SBCA prévoit que des documents électroniques peuvent être considérés comme ayant été transmis s’ils sont affichés sur un site Web et que le destinataire reçoit un avis de la disponibilité et de l’emplacement de ces documents. Toutefois, à l’instar de la LCSA, aux termes de la SBCA, les actionnaires doivent consentir par écrit à ce mode de transmission électronique.

Résolution des conflits

Reconnaissant la possibilité de conflits avec certaines lois sur les sociétés, les ACVM émettront sans doute d’autres directives à l’intention des émetteurs, soit un avis du personnel, soit des réponses aux questions fréquemment posées, en consultation avec le directeur ou les autorités compétentes en vertu des différentes lois sur les sociétés. Selon la législation sur les sociétés, on ne peut dire avec certitude si une dispense peut être obtenue en cas d’incompatibilité et si les autorités compétentes auront les pouvoirs nécessaires pour y remédier par règlement. Si non, la modification des lois sur les sociétés pourrait être le seul recours possible. Nous croyons savoir que les ACVM et les autorités compétentes examinent actuellement ces questions.

Recommandations aux émetteurs assujettis

L’avenir nous dira si les émetteurs assujettis canadiens seront nombreux à utiliser les procédures de notification et d’accès en temps utile pour la sollicitation de procurations en 2013. Les émetteurs intéressés à suivre les procédures de notification et d’accès doivent toutefois tenir compte de la législation qui les régit, vérifier leurs propres documents constitutifs à cet égard et faire preuve de prudence. Nous invitons les émetteurs à communiquer avec nous en ce qui a trait à l’observation de la législation sur les sociétés, à la préparation des documents reliés aux procurations selon les procédures de notification et d’accès et aux questions touchant les modifications.

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