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Vérifications préalables à l’emploi : Modifications apportées au processus de vérification des antécédents judiciaires

Date

13 avril 2010


Les employeurs qui tiennent compte du casier judiciaire d’un employé éventuel avant de décider de l’embaucher devraient savoir que les vérifications des antécédents judiciaires sont maintenant assujetties à une politique intermédiaire émise par la Gendarmerie royale du Canada (GRC) visant à appuyer les mesures connexes de contrôle de la protection de la vie privée.

Les vérifications des antécédents judiciaires et des références dans le cadre des vérifications préalables à l’emploi constituent une étape essentielle du processus d’embauche, notamment dans les milieux de travail où la nature du travail, les clients ou le travail lui-même le justifient.

Avant novembre 2009, les employeurs pouvaient, dans le cadre de leur processus de vérification préalable à l’emploi, effectuer une vérification des antécédents judiciaires de base ou une vérification relative au secteur vulnérable en présentant une demande à un organisme autorisé, par exemple, à un service de police municipal ou à un tiers fournisseur de services de vérification. Ces organismes effectuaient par la suite des recherches dans le Centre d’information de la police canadienne (CIPC), une base de données nationale administrée par la GRC.

Les employeurs peuvent continuer à vérifier les antécédents judiciaires, mais pourraient être tenus de revoir leur processus d’embauche et les incidences des droits de la personne sur les décisions d’embauche qui tiennent compte du casier judiciaire d’un employé éventuel.

Politique intermédiaire de la GRC

En novembre 2009, la GRC a publié une directive à l’intention des organismes du CIPC et des tiers fournisseurs de services dans laquelle il était indiqué que bon nombre de ces entités ne respectaient pas les politiques et procédures établies concernant l’utilisation du système du CIPC. Par exemple, plusieurs organismes divulguaient les détails des condamnations, des absolutions ou des pardons aux employeurs sans obtenir le consentement éclairé de l’employé éventuel et sans confirmer l’identité de celui-ci par la comparaison des empreintes digitales.

À la suite de cette directive, la GRC a publié la Politique intermédiaire, qui est entrée en vigueur le 8 décembre 2009. Bien que la Politique intermédiaire contienne un grand nombre de renseignements concernant la vérification des antécédents judiciaires, nous considérons que les éléments suivants sont essentiels pour les employeurs qui effectuent des vérifications préalables à l’emploi :

  1. Les organismes du CIPC ne sont pas autorisés à effectuer des vérifications d’antécédents judiciaires pour le compte de tiers fournisseurs de services de vérification n’ayant pas conclu une entente dûment autorisée avec ces organismes.

  2. Le consentement (de façon éclairée) doit être obtenu auprès de toute personne avant qu’un organisme du CIPC ou un tiers fournisseur de services de vérification ne puisse effectuer les vérifications pertinentes dans le CIPC.

  3. Les vérifications d’antécédents judiciaires comprendront une déclaration sous réserve en fonction de son résultat :

    1. lorsque la réponse est négative, une déclaration selon laquelle la recherche « n’a produit aucun résultat concernant une personne dont les nom et date de naissance correspondent à ceux du demandeur »; ou

    2. lorsque le résultat est positif, une déclaration selon laquelle la recherche « n’a pu être complétée ».

      Dans les deux cas, l’identité de la personne doit être confirmée par voie de comparaison des empreintes digitales afin de savoir si cette personne a ou non un casier judiciaire et, le cas échéant, en connaître le contenu.

  4. Les empreintes digitales doivent être obtenues aux fins de l’identification de la personne avant que des renseignements sur les antécédents judiciaires ne puissent être divulgués. Par conséquent, les tiers fournisseurs de services de vérification, ainsi que les autres organisations (y compris les employeurs éventuels), ne recevront plus de confirmation quant à l’existence d’un casier judiciaire ni de détails relativement à la nature des antécédents judiciaires, sans qu’il n’y ait eu vérification des empreintes digitales.

  5. Le processus de vérification des empreintes digitales utilisé à l’heure actuelle par la GRC peut prendre jusqu’à 120 jours ou plus, selon le support utilisé pour conserver les empreintes (papier ou électronique).

Incidences des vérifications des antécédents judiciaires sur les droits de la personne

Les employeurs devraient noter que la définition d’« antécédents judiciaires » varie d’une province à l’autre, tout comme ses incidences.

Par exemple, en Ontario, un employeur peut faire preuve de discrimination en se fondant sur une infraction criminelle pour laquelle un pardon n’a pas été accordé ou, s’il a été accordé, a été révoqué. Toutefois, un employeur ne peut faire preuve de discrimination en se fondant sur une infraction criminelle pour laquelle un pardon a été accordé et n’a pas été révoqué, ou à l’égard d’une infraction provinciale. En Colombie-Britannique, un employeur ne peut refuser d’employer, ni refuser de continuer à employer un employé ayant été condamné pour une infraction criminelle ou une infraction punissable par procédure sommaire qui n’est pas liée à l’emploi actuel ou à l’emploi éventuel de cette personne, ni faire preuve de discrimination à l’égard de cette personne.

Il est important que les employeurs consultent la législation provinciale (ou fédérale) sur les droits de la personne s’appliquant à leurs activités afin de comprendre leurs obligations.

Cependant, en général, afin d’être autorisé légalement à faire preuve de discrimination en se fondant sur les antécédents judiciaires d’un employé actuel ou éventuel, l’employeur doit prouver que le fait d’avoir un casier judiciaire sans tache constitue une exigence professionnelle justifiée (EPJ) et remplir les trois critères suivants :

  1. il doit y avoir un lien rationnel entre l’EPJ et l’exécution du travail;
  2. l’EPJ doit avoir été établie en croyant honnêtement et de bonne foi qu’elle était nécessaire pour atteindre un objectif légitime lié au travail; et
  3. l’EPJ doit être raisonnablement nécessaire afin d’atteindre cet objectif (c’est-à-dire qu’il n’existe aucune mesure d’adaptation possible pour l’employé sans imposer une contrainte excessive à l’employeur).

Par conséquent, afin d’établir s’il dispose de motifs nécessaires afin de refuser d’embaucher un employé en se fondant sur une vérification des antécédents judiciaires, un employeur doit avoir suffisamment de renseignements spécifiques à l’égard de l’existence d’un casier judiciaire, la nature des infractions contenues dans ce casier, si ces infractions ont fait l’objet d’un pardon et dans quelle mesure un tel casier peut avoir une incidence sur la capacité d’un employé à exécuter le travail en question.

Compte tenu des restrictions imposées par la Politique intermédiaire de la GRC, les employeurs auront de plus en plus de difficulté à obtenir des renseignements suffisants sur les antécédents judiciaires d’un employé éventuel afin de prendre des décisions conformes à la loi et en temps opportun en matière d’embauche.

Conseils à l’intention des employeurs

  • Prenez les mesures appropriées afin de confirmer l’existence d’une infraction criminelle et, le cas échéant, vérifiez si cette infraction a fait l’objet d’un pardon. Évaluez ensuite les détails de cette infraction avant de prendre toute décision en ce qui a trait à la compétence d’un employé éventuel.
  • Assurez-vous que tous tiers fournisseurs de services de vérification utilisés pour effectuer les vérifications de références sont parties à des ententes autorisées avec les organismes du CIPC.
  • Discutez avec votre tiers fournisseur de services de vérification afin de déterminer de quelle façon il prévoit modifier ses pratiques afin de se conformer à la Politique intermédiaire de la GRC et de quelle façon cette modification pourrait avoir une incidence sur vos pratiques d’embauche.
  • Lorsque le résultat d’une vérification dans le CIPC indique qu’une recherche « n’a pu être complétée », questionnez directement l’employé éventuel au sujet du rapport et demandez-lui s’il a un casier judiciaire ainsi que la nature de ce casier.
  • Demandez à l’employé éventuel de confirmer sa réponse en se présentant aux locaux de son service de police municipal et en demandant aux policiers d’effectuer une vérification de ses antécédents judiciaires nationaux et en transférant le rapport à la personne-ressource appropriée responsable des décisions en matière d’embauche.
  • Si les vérifications des antécédents judiciaires constituent une étape essentielle de votre processus d’embauche, pensez à ajouter du temps au cycle d’embauche afin de permettre d’effectuer la vérification des empreintes digitales ou exigez que tous les candidats confirment que leur casier judiciaire est sans tache dans le cadre du processus de demande d’emploi.
  • Veillez à ce que la personne responsable de l’embauche ait la formation appropriée à l’égard du processus du CIPC et de la Politique intermédiaire de la GRC et soit familière avec ceux-ci.

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