Article – détails



Article

Comment répondre aux appels d’offres — Des conseils pratiques pour les fournisseurs

Date

11 novembre 2009

AUTEUR(s)

Matthew D. Peters
Joel Ramsey
Catherine M. Samuel


Ayant exploré de quelle façon les clients peuvent améliorer leur processus de demande de proposition dans les trois derniers numéros du trimestriel du droit de la technologie, nous aborderons maintenant la question du côté des fournisseurs. Dans le présent numéro, nous examinons comment répondre aux appels d’offres et énonçons quelques conseils pratiques destinés à améliorer la qualité des propositions des fournisseurs.

Les appels d’offres sont présentés pour toutes sortes de produits et services — du papier à photocopie aux projets de construction, aux services de TI, aux initiatives complexes d’impartition des processus administratifs. Lorsque l’approvisionnement vise des choses simples, les clients cherchent habituellement à obtenir le meilleur prix. Dès que le projet gagne en complexité, les critères d’évaluation deviendront également plus complexes et la qualité de votre proposition encouragera le client à accorder toute l’attention voulue à votre solution.

Suivre les règles

Chaque appel d’offres énonce des règles précises au sujet du processus que vous devriez suivre pour éviter de mettre votre proposition en péril. Par exemple, même si un fournisseur peut déjà entretenir des relations avec le client, si l’appel d’offres impose que toutes les questions soient adressées par écrit à une personne en particulier au sein de l’entreprise, n’essayez pas de contourner ce processus en appelant votre contact d’affaires habituel. En agissant ainsi, vous pourriez être perçu comme jouissant d’un avantage injuste et être tout simplement disqualifié selon les règles particulières de l’appel d’offres.

L’appel d’offres énoncera habituellement de quelle façon les propositions devraient être structurées et comment elles seront évaluées. Évitez de vous montrer trop créatif — adoptez la présentation générale que demande le client. S’il y a des exigences précises liées aux cautionnements ou aux accréditations, assurez-vous que ces exigences soient respectées et les renseignements demandés soient présentés avec la proposition.

Posez des questions

Si quelque chose n’est pas clair ou si vous avez besoin de renseignements supplémentaires pour répondre à un point précis, demandez des éclaircissements. Certains points peuvent avoir été passés sous silence par le client et des questions pourraient vous aider à définir les exigences. Au moment de formuler vos questions, notez bien que, dans la plupart des processus d’appels d’offres, les questions et réponses seront distribuées à tous les auteurs de propositions qui ont reçu une copie de l’appel d’offres.

Répondre à toutes les exigences

Il est important de répondre à chacune des exigences de l’appel d’offres, particulièrement celles contenues dans toute partie ayant trait aux aspects techniques. L’omission de répondre à une exigence peut rendre votre proposition inadmissible. Attribuez à quelqu’un la tâche d’examiner la proposition avant de la présenter pour vous assurer que rien n’a été omis.

Assurez-vous de porter une attention particulière aux exigences de l’appel d’offres — sont-elles « obligatoires » (c.-à-d. doivent-elles être incluses pour que votre proposition soit examinée) ou « souhaitables » (c.-à-d. importantes pour le client)? Abordez expressément toutes les exigences obligatoires et donnez au client suffisamment de renseignements pour l’évaluation de la réponse. Si les critères d’évaluation accordent davantage de poids à des sections particulières de l’appel d’offres, mettez l’accent sur ces sections dans votre réponse. Les exigences souhaitables sont celles qui dépassent les exigences minimales de l’appel d’offres — les « produits ou services à valeur ajoutée » peuvent être mis en relief et servent souvent de base au client pour faire la distinction entre différentes propositions.

Si votre solution ou votre rendement est tributaire de la fourniture par le client d’une certaine infrastructure ou d’autres éléments livrables ou de l’exécution de certaines mesures, énoncez-le très clairement dans la proposition. Si vous avez une solution ou idée de rechange par rapport à ce que recherche l’appel d’offres, assurez-vous que les exigences précises de l’appel d’offres ont été satisfaites et offrez ensuite la solution de rechange.

Précisez l’établissement des prix

Si votre proposition indique que la solution respecte toutes les exigences ou certaines d’entre elles, y compris les éléments « souhaitables », le client s’attendra à ce que ces exigences soient incluses dans l’établissement des prix, à moins d’indication contraire. Précisez quelles composantes ou capacités des produits ou services sont incluses dans le prix. Si des composantes ou des services comportent des frais supplémentaires, indiquez-le clairement dans la proposition.

Assurez-vous que l’offre de prix comporte une date d’expiration (laquelle peut être indiquée dans l’appel d’offres) et qu’elle est expressément énoncée dans la proposition. Si les prix sont sous réserve de rajustement en fonction de l’IPC, par exemple, précisez l’indice de référence particulier et indiquez s’il s’applique à tous les prix ou seulement à certaines composantes, comme les coûts de la main-d’œuvre.

Énoncez clairement toutes les hypothèses sur lesquelles repose l’établissement des prix; elles seront souvent dérivées des renseignements que le client a fournis.

Utilisez des expressions définies

Dans un effort compréhensible mais peu judicieux de rendre la proposition moins répétitive et plus intéressante pour le lecteur, certains fournisseurs écrivent la même chose de nombreuses façons différentes. Cela peut entraîner de la confusion et des ambiguïtés et risque d’agacer le lecteur. Pour que votre proposition demeure aussi claire et concise que possible, utilisez la terminologie et les expressions de façon cohérente, particulièrement dans les réponses à une exigence ou spécification technique de l’appel d’offres. N’utilisez qu’une expression pour décrire la même chose dans toute votre proposition. Vous devriez soit définir l’expression à sa première utilisation, soit inclure un glossaire présentant les expressions définies.

Dans un processus complexe d’approvisionnement, préparez et distribuez des directives de rédaction aux membres de l’équipe chargée de la proposition le plus tôt possible. Les directives peuvent inclure des expressions définies qui devront être utilisées dans la proposition. Ces expressions devraient refléter, dans la mesure du possible, la terminologie utilisée dans l’appel d’offres. Cela permettra de réduire le délai nécessaire pour l’examen de la proposition et une nouvelle rédaction à des fins de conformité. Les directives peuvent également inclure les instructions de l’appel d’offres destinées aux auteurs de propositions ainsi que tout autre conseil qui pourrait être utile à la préparation de la proposition.

Évitez la survente

Suivant les modalités de l’appel d’offres, la proposition peut constituer un engagement contractuel à caractère obligatoire, de sorte qu’il faut bien choisir les mots compte tenu de leur signification aux fins du contrat. Voici quelques suggestions précises en matière de rédaction :

Éviter Utiliser
« s’assurer que », « garantir » et des expressions semblables « aider à confirmer » ou une expression semblable
« de son mieux » à moins que vous ayez réellement l’intention de prendre toutes les mesures nécessaires pour obtenir quelque chose « des efforts conformes aux usages du commerce »
« répondra aux exigences du client » « répondra aux exigences contractuelles convenues »

Se préparer d’avance et rester dans le sujet

Chaque appel d’offres est unique et comportera des règles et des exigences différentes — même lorsque vous faites affaire avec la même entreprise, ne présumez pas que les règles applicables à un appel d’offres s’appliqueront également à la suivante. Cela va sans dire qu’il est important de lire attentivement chaque appel d’offres dès réception et de prendre note des exigences spéciales.

Les délais prévus à l’égard d’un appel d’offres sont importants et seront appliqués rigoureusement. Préparez-vous d’avance — n’attendez pas la veille de l’échéance pour rédiger la proposition. Accordez-vous du temps supplémentaire à la fin pour la correction d’épreuves, l’impression et la reliure des propositions.

Dans le cas d’un appel d’offres complexe qui exige des suggestions de plusieurs personnes au sein de l’entreprise pour la préparation de la proposition, envisagez d’établir un plan de projet et d’intégrer du temps supplémentaire à différents points de contrôle au cours du processus relatif à la proposition. Si un examen juridique est nécessaire, confirmez le temps requis pour achever un examen complet des parties pertinentes de la proposition, et à quelles étapes du processus cet examen doit être effectué. De plus, désignez un directeur de projet chargé principalement de superviser le processus de proposition, et notamment de compiler et de rassembler les différentes parties de la proposition.

La préparation d’une réponse à un appel d’offres peut être coûteuse puisqu’elle exige l’intervention de nombreuses ressources. En consacrant dès le départ un peu de temps à l’organisation et à la planification, vous allégerez le processus interne et obtiendrez une proposition de qualité supérieure ayant de meilleures chances d’être choisie.

Expertise