Article – détails



Article

Tirer le maximum de votre processus de demande de proposition — Partie III

Date

28 juillet 2009

AUTEUR(s)

Matthew D. Peters
Joel Ramsey
Catherine M. Samuel


Le présent article est le dernier d’une série présentant les mesures que les clients peuvent prendre en vue d’améliorer leur processus de demande de proposition (DP) pour l’obtention de services complexes. Dans le dernier numéro, nous avons abordé le temps et les effectifs. Dans le présent numéro, nous analysons l’établissement du budget — et plus particulièrement l’importance de tenir compte de tous les coûts d’exécution d’un processus de DP. Nous jetons également un coup d’œil sur les différents outils que vous pouvez utiliser pour accroître vos chances de réussir votre DP.

Une meilleure évaluation du budget

Les coûts réels d’exécution d’un processus de DP sont souvent supérieurs à ceux auxquels les clients s’attendent. Cela est habituellement attribuable à une sous-estimation du temps et des ressources nécessaires pour mener à terme un processus d’appel d’offres.

Lorsqu’on pense au budget du projet, il convient de tenir compte non seulement des coûts de la solution ou des services achetés, mais également de tous les coûts accessoires au déroulement du processus d’acquisition, à la négociation du contrat et à la gestion de projets des services achetés après la signature du contrat (p. ex. la détermination des effectifs pour votre gestion de projet). Ces coûts peuvent être séparés en coût initial en capital et en coût d’exploitation permanent.

En plus d’inclure ces coûts dans le budget initial, réexaminez et révisez votre budget après avoir reçu les réponses à l’appel d’offres, ainsi que pendant et après la négociation du contrat définitif, et tenez le gestionnaire du projet informé. La direction et le conseil seront ainsi tenus au courant des dernières nouvelles, et cela mettra immédiatement en évidence tous les obstacles possibles que soulèvent les problèmes de coûts.

Un fournisseur mondial de services impartis estime que les coûts permanents de gestion de projet représentent environ 10 % des coûts annuels d’un projet, de sorte qu’à moins que vous ayez constaté ces coûts par régularisation, tout fonds de prévoyance qui peut avoir été inclus dans le budget annuel sera épuisé.

Par ailleurs, attendez-vous à ce que les coûts de gestion de projet soient supérieurs au cours des premières phases du projet puisque les parties apprennent à se connaître, élaborent des processus et procédés viables pour la gestion du changement et s’attaquent entre autres aux questions d’une portée immédiate.

Votre projet a de meilleures chances d’être « conforme au budget », l’une des mesures de succès, si votre budget fait état de l’ensemble des coûts véritables de la gestion du projet.

Choisir les bons outils

Les éléments suivants ne s’appliqueront pas à tout cas d’acquisition, mais vous auriez avantage à tenir compte de certains d’entre eux au moment d’entreprendre votre prochain processus de DP :

  1. Surveillants de l’équité — Selon la taille de votre opération et le domaine où s’exerce la concurrence dans le secteur visé, l’embauche d’un surveillant de l’équité est un outil à envisager. Les administrations publiques font le plus souvent appel à de tels surveillants dans le cas de marchés publics d’une importante valeur en dollars. Le surveillant de l’équité agit comme un protecteur du client mais indépendamment du client, pour veiller à ce que l’ensemble du processus de DP se déroule de façon équitable et transparente et conformément aux règles applicables à la DP. Le surveillant de l’équité sera en général embauché avant la publication de la DP, et il peut participer au processus d’évaluation de la DP soit directement soit en donnant des conseils à un comité d’évaluation de la DP, et il engage parfois des pourparlers avec des fournisseurs. Il aura connaissance de toutes les communications avec les promoteurs. Finalement, le surveillant de l’équité documentera le fait que le processus de DP a été équitable, ouvert et transparent, caractéristiques qui sont devenues de plus en plus importantes dans les marchés du secteur public au cours de la dernière décennie.
  2. Bureau du contrôle interne (BCI) — Le fait d’affecter une personne en particulier à un « bureau du contrôle interne » peut s’avérer un investissement appréciable dans le cas d’un processus complexe de DP où vous vous attendez à des communications continues entre votre entreprise et les fournisseurs. Le BCI sera chargé d’élaborer des processus et des politiques pour les communications et les échanges d’information et de l’administration de ces politiques, tant à l’interne qu’à l’externe, pour veiller à ce que le processus de DP soit juste et équitable. Le BCI facilite les communications entre les fournisseurs et votre entreprise et prévoira le processus nécessaire de questions et réponses.
  3. MSR — MSR s’entend de « meilleure solution de rechange », ce qui signifie essentiellement que vous devriez connaître vos options avant de négocier le contrat. Ainsi, vous pourrez suggérer des solutions de rechange acceptables ou vous retirer d’une négociation, le cas échéant. Vous devriez envisager vos options au cours de la phase de planification de la DP. Si vous connaissez votre MSR, cela facilitera la rédaction de la DP, l’évaluation des propositions et les négociations; il s’agit d’un outil très efficace pour veiller à la réussite d’un projet.
  4. Rétribution versée aux promoteurs — Dans certains processus complexes d’acquisition, il peut être opportun de verser une rétribution à chaque fournisseur qui présente une réponse à votre DP pour l’indemniser en partie des coûts qu’il a engagés pour préparer la réponse. Cela se ferait habituellement uniquement après un processus initial de DDQ (demande de qualification) au cours duquel les fournisseurs éventuels font l’objet d’une présélection et un petit nombre est choisi pour présenter une réponse complète à la DP. Le montant de la rétribution est tributaire de la valeur finale du projet et ne devrait évidemment pas couvrir tous les coûts d’un promoteur donné; la rétribution encourage cependant le promoteur à présenter une réponse de qualité.

Un processus de DP resserré et davantage rationalisé donnera lieu à la présentation de propositions de meilleure qualité par les fournisseurs et mènera à un projet mieux abouti. Un investissement initial par toutes les parties intéressées peut se traduire par des processus d’acquisition efficaces qui font sauver du temps et de l’argent aussi bien aux clients qu’aux fournisseurs.

Expertise