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Tirer le maximum de votre processus de demandes de proposition — Partie II

Date

30 avril 2009

AUTEUR(s)

Matthew D. Peters
Joel Ramsey
Catherine M. Samuel


Dans la présente série d’articles, nous analysons deux mesures que les clients peuvent — et devraient — prendre en vue d’améliorer leur processus de demandes de proposition (DP) pour l’obtention de services complexes, comme l’impartition de processus opérationnels ou de services multifournisseurs. Dans l’article précédent, nous avons examiné les différents types de processus de DP ainsi que diverses démarches concernant les conditions générales. Dans le présent article, nous analysons deux autres facteurs qui influencent l’issue d’un processus de DP, soit le temps et l’effectif.

Le temps — Moins n’est pas plus

Le dirigeant en charge du projet l’a approuvé et il demande que la DP soit attribuée, que le projet démarre dans les 90 jours et que le point soit fait à la prochaine assemblée trimestrielle du conseil. Même si une période de trois mois semble raisonnable, vous devez résister à la tentation d’établir un calendrier définitif avant d’avoir tenu quelques réunions de planification avec l’équipe et d’avoir rédigé au moins deux versions de la DP. Vous aurez alors une bonne idée de la complexité de l’opération et des délais éventuellement nécessaires pour permettre aux proposants de soumettre des réponses et poursuivre le processus de négociation.

Nos clients nous font souvent remarquer que la rédaction du contrat définitif semble prendre beaucoup plus de temps que prévu; or, cela s’explique de plusieurs façons :

  • les besoins de l’entreprise n’ont pas été clairement définis dès le départ et leur étendue a été modifiée au cours du processus de DP;
  • le client a réalisé qu’il n’avait pas accordé aux proposants suffisamment de temps pour préparer et soumettre des réponses de qualité et il a donc dû reporter l’échéance pour la présentation des propositions;
  • les proposants ont soulevé à propos de la DP des questions valables nécessitant une réponse, et le client a dû (de nouveau) reporter l’échéance pour la présentation des propositions;
  • les principales parties intéressées dans le cadre du processus de DP étaient en vacances et un autre retard imprévu est survenu.

Consacrer, et prévoir, un temps suffisant au cours des phases de planification de votre DP constitue peut être l’élément le plus important afin de contribuer au succès de votre projet. Le respect ou le dépassement d’un calendrier réaliste sera mieux perçu par le dirigeant en charge du projet que le non-respect d’un calendrier irréaliste.

Prévoyez suffisamment de temps pour chaque étape du processus de DP afin d’éviter les retards multiples; chaque semaine supplémentaire ajoutée au processus augmente considérablement le coût du projet, tant en ce qui vous concerne qu’en ce qui concerne chaque proposant participant.

Plus vous consacrez de temps à la période initiale, en définissant les exigences de l’entreprise et en délimitant leur étendue, plus élevée sera la probabilité que vous intéresserez les bons fournisseurs et recevrez des réponses qui satisfont aux exigences énoncées dans la DP.

Mise en place de l’équipe — Obtenir la participation du personnel opérationnel et juridique

Il va sans dire que la participation des principaux intéressés est nécessaire tout au long du processus de DP. Cela est plus facile à dire qu’à faire compte tenu des multiples demandes auxquelles chacun droit consacrer du temps. Toutes les principales parties intéressées devraient être identifiées pendant la phase de planification initiale, et leur engagement (ainsi que l’engagement de leurs supérieurs) envers le processus de DP, lequel peut être à plein temps pendant de longues périodes, devrait être obtenu avec certitude dès le départ.

Les participants importants regroupent le personnel opérationnel et technique chargé du projet ainsi que l’équipe juridique qui soutiendra le processus de DP et les fonctions continues de gestion du contrat. Il est difficile pour un participant clé d’apporter une contribution significative à un processus de DP complexe si sa participation aux phases de planification, d’évaluation et de négociation est constamment interrompue.

Il est essentiel que le personnel opérationnel chargé de la gestion quotidienne du projet soit présent à toutes les séances de négociation du contrat de sorte qu’il puisse transmettre des connaissances pertinentes essentielles à l’équipe de gestion du contrat qui prendra la relève.

De même, le dirigeant en charge du projet doit être disponible pour participer à certaines séances, afin d’intervenir en cas de questions non résolues, et pouvoir confirmer et soutenir le projet au fur et à mesure qu’il évolue.

Vos conseillers juridiques vous offrent des conseils précieux quant au caractère acceptable de certaines conditions dans une perspective de gestion des risques, et leur participation aidera à tempérer l’enthousiasme des membres de l’équipe technique qui pourraient ne pas disposer d’une expérience suffisante pour savoir si une idée innovatrice est juridiquement réalisable ou non.

Il est aussi important que chaque secteur clé soit représenté par un certain nombre de participants afin de veiller à ce que le processus de DP ne soit pas retardé en cas de vacances ou de changement d’emploi.

L’attribution du temps et des ressources suffisantes au processus de DP peut faire la différence entre le succès et l’échec de votre projet. Après avoir analysé les aspects liés au personnel et au temps, nous allons, dans la dernière partie, nous pencher sur le budget et sur l’importance de prévoir tous les coûts de la réalisation du processus de DP.

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