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Lettres de recommandation postérieures à l’emploi : lignes directrices pour les employeurs

Date

3 mars 2009


En raison du récent ralentissement de l’économie canadienne, plusieurs employeurs ont dû procéder à des mises à pied en vue de réduire les coûts et demeurer viables d’un point de vue financier. De plus en plus de personnes doivent donc faire face à la difficile tâche de trouver un emploi dans un marché de l’emploi concurrentiel et rétréci.

Par conséquent, les employeurs reçoivent de plus en plus de demandes d’anciens employés qui souhaitent obtenir des lettres de recommandation postérieures à l’emploi. Le texte qui suit est un survol des questions que les employeurs devraient évaluer lorsqu’ils décident de remettre ou non de telles lettres.

Risques liés à la remise ou au refus de remettre des lettres de recommandation

Les employeurs doivent faire face à une double difficulté relativement à la question des références postérieures à l’emploi. Premièrement, il existe un risque qu’un ancien employé intente une poursuite en diffamation par suite de références négatives. Deuxièmement, il existe un risque d’allégation de déclaration inexacte entachée de négligence par le nouvel employeur par suite de références inexactes ou incomplètes. Même si ces risques doivent être évalués (particulièrement en ce qui a trait au contenu des références), ils sont généralement inférieurs aux risques liés au refus de fournir une lettre de recommandation.

Dans l’affaire Wallace c. United Grain Growers Ltd., la Cour suprême du Canada a indiqué que le refus de fournir à un ancien employé une lettre de recommandation après sa cessation d’emploi constituait un acte de mauvaise foi ou un traitement inéquitable dans la façon de congédier quelqu’un et, par conséquent, ce refus pouvait être utilisé en preuve à l’appui d’une demande en dommages-intérêts. Cette décision s’applique particulièrement dans le cas où une lettre de recommandation sert de moyen de négociation et de monnaie d’échange pour faire accepter une indemnité de cessation d’emploi.

De plus, on peut soutenir qu’il pourra être plus difficile pour un ancien employé de trouver un nouvel emploi si l’employeur refuse de lui donner une lettre de recommandation. Par conséquent, l’employeur peut devoir donner une période de préavis raisonnable plus longue.

Ainsi, à l’exception de circonstances limitées, comme un licenciement motivé, il est généralement dans l’intérêt d’un ancien employeur de remettre une lettre de recommandation sur demande. Ceci étant dit, il est important i) d’élaborer une politique interne en matière de remise de références, et ii) de veiller à ce que cette politique soit mise en œuvre de façon constante pour éviter les allégations de discrimination ou de mauvaise foi d’anciens employés à qui l’on refuse un traitement plus favorable.

Lignes directrices relatives aux lettres de recommandation

Voici quelques conseils relativement aux lettres de recommandation :

  1. Prenez la décision d’adopter ou non une politique visant à remettre :

    a) une lettre normalisée indiquant seulement des renseignements factuels comme la date d’embauche et la date de cessation d’emploi de l’employé, son titre et une description de ses tâches et responsabilités (habituellement appelée une « lettre concernant l’emploi »); ou

    b) une lettre détaillée indiquant des renseignements qualitatifs au sujet du rendement de l’employé, de son style de leadership, de ses initiatives, etc. (habituellement appelée une « lettre de recommandation »).

    L’avantage de la « lettre concernant l’emploi » est que vous minimisez le risque de poursuite pour diffamation ou déclaration inexacte entachée de négligence. Le principal inconvénient est qu’une lettre de cette nature n’aidera vraisemblablement pas l’ancien employé à se trouver un emploi. La période de préavis raisonnable pourrait être déterminée en fonction du délai nécessaire à l’employé pour se trouver un nouvel emploi. En outre, si les employeurs commencent à ne remettre que des lettres concernant l’emploi, cela peut limiter inutilement et de façon importante les sources de renseignements au sujet des candidats, restreignant ainsi la capacité des employeurs de s’assurer qu’ils ont la bonne personne pour l’emploi.

    Peu importe le type de lettre que vous choisissez d’utiliser, vous devez toujours utiliser le même type. Par exemple, n’utilisez pas la lettre concernant l’emploi pour certains employés et la lettre de recommandation pour d’autres.

  2. Décidez qui, dans votre entreprise, a le pouvoir de rédiger ou d’approuver ces lettres. Cette personne devrait également être la personne-ressource pour toute demande de renseignements se rapportant à l’ancien employé. Il pourrait être opportun de confier la rédaction des lettres à votre Service des ressources humaines.

  3. Assurez-vous d’avoir le consentement exprès de l’ancien employé pour fournir une lettre de recommandation ou répondre à des questions liées aux références. La portée du consentement devrait être claire et vous devriez vous assurer que les références et les discussions se rapportant aux références ne dépassent pas les paramètres du consentement.

  4. Veillez à ce que les renseignements contenus dans la lettre de recommandation soient exacts quant aux faits et évitez d’utiliser le plus possible les déclarations négatives. Si un commentaire négatif doit être formulé, demandez à une deuxième personne de revoir la lettre pour en garantir le caractère juste et l’exactitude.

  5. Appliquez de façon uniforme votre politique en matière de références à tous les employés et anciens employés.

  6. Décidez si des lettres de recommandation seront fournies aux employés qui ont été congédiés. Le cas échéant, limitez le contenu à des renseignements se rapportant strictement aux faits comme les dates d’emploi, le titre de l’employé ainsi que les tâches et responsabilités liées à l’emploi.

  7. Si une lettre doit être fournie dans un cas de litige ou de litige éventuel, remettez une lettre « sous toutes réserves ».

  8. Les employeurs du secteur privé en Colombie-Britannique, en Alberta et au Québec ainsi que les employés sous réglementation fédérale sont assujettis à des lois sur la protection des renseignements personnels. Ces employeurs devraient tenir compte de l’évolution des lois sur la protection des renseignements personnels lorsqu’ils donnent des références.

  9. En cas de doute quant à la question de savoir si vous devez fournir une lettre de recommandation ou quels éléments vous devez y inclure, particulièrement dans le cadre d’un cas de litige ou de litige éventuel, veuillez vous informer auprès de votre conseiller juridique.

Pour un article connexe concernant la vérification des antécédents et des références, se reporter à l’article suivant : « Comment effectuer la vérification des références sans violer les lois relatives à la protection de la vie privée ».

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